Wie du die Selbstkosten deines Restaurants berechnest

Macht ein Restaurant gute Geschäfte, dann ist es nachvollziehbar, dass es sich vor allem auf Wachstum, Verkäufe und die Generierung von so viel Umsatz wie möglich konzentrieren möchte. Für Köche, Restaurantbetreiber und Geschäftsführer kann das beinhalten, dass neue Gerichte hinzugefügt oder die Öffnungszeiten verlängert werden oder dass sogar ein weiteres Restaurant eröffnet wird. Aktuell aber, in einer Zeit, in der die Aussichten für Restaurants nicht besonders rosig sind, rücken die Kosten in den Mittelpunkt des Interesses. Vor allem die Selbstkosten sind hierbei von großer Bedeutung.

In den gesamten USA beispielsweise verzeichnen Restaurantbetreiber laut der National Restaurant Association starke Umsatzeinbrüche und einen geringeren Beschäftigungsgrad. Aus einer verbandseigenen Umfrage im April 2020 geht hervor, dass 74 % der Restaurants erwarten, nach sechs Monaten weniger Umsatz zu machen als im selben Zeitraum im Jahr 2019. Nur 19 % der Betreiber gehen davon aus, dass die Umsätze nach sechs Monaten wieder über den Werten von 2019 liegen werden.

Es gibt nichts zu beschönigen: Die Zeiten sind hart.

Mit den richtigen Informationen sind wir aber immer noch in der Lage zu handeln.

In diesem Artikel sehen wir uns die Selbstkosten eines Restaurants genauer an und stellen dir Ideen und Tipps zu potenziellen Maßnahmen vor. Dieser Artikel beschreibt:

• Was Selbstkosten sind
• Welchen Selbstkostenanteil es anzustreben gilt
• Formeln zur Berechnung der Selbstkosten
• Beispiele für die Berechnung von Selbstkosten
• Tipps zur Senkung deiner Selbstkosten

Was sind die Selbstkosten eines Restaurants?

In einer Zeit, in der die Kosten in den Mittelpunkt rücken, haben die Selbstkosten an Bedeutung gewonnen. 

Für Geschäftsführer von Restaurants sind die Selbstkosten eine wahrlich magische Zahl.

Das liegt an der Tatsache, dass du dir durch das Verständnis und die Überwachung der Selbstkosten ein genaues Bild über die Rentabilität deines Restaurants verschaffen kannst. 

In einfachen Worten: Selbstkosten entsprechen der Summe der Kosten, die ein Restaurant hat, um sein Essen, seine Getränke und Produkte zu verkaufen – seine Kosten der verkauften Waren (COGS) – zuzüglich der diversen Arbeitskosten für Festangestellte und Aushilfskräfte.

Wie hoch sind die Selbstkosten von Restaurants im Durchschnitt?

Das Branchenmittel legt nahe, dass sie zwischen 55 % und 60 % liegen sollten. Noch vor wenigen Jahren lag dieser Wert bei 65 %. Angesichts der gestiegenen Kosten für Miete, Versicherung und Waren ist es noch wichtiger geworden, relativ strikt innerhalb des genannten Bereichs zu bleiben. 

Es gibt jedoch Ausnahmen, beispielsweise ein Restaurant, das Teil eines Hotels oder Sportvereins ist. Bei dieser Art von Restaurants kann der Selbstkostenanteil vielleicht, aber nur vielleicht, bei bis zu 65 % liegen. Das liegt daran, dass sie häufig als Lockvogel für das Kerngeschäft eines Unternehmens dienen – beispielsweise Hotelübernachtungen oder Jahresmitgliedschaften in einem Sportverein.

Für jede andere Art von Restaurant wäre es schwer, mit einem Selbstkostenanteil von 65 % rentabel zu arbeiten. Es handelt sich somit um eine Zahl, die du genau im Blick behalten solltest.

Selbstkostenformel

Nach so einer Einleitung entsteht möglicherweise der Eindruck, dass sich hinter den Selbstkosten eine hoch komplizierte Formel verbergen muss. Das ist glücklicherweise nicht der Fall. Unter die Selbstkosten fällt alles, was du ausgegeben hast, um die Speisekartenangebote und Produkte zu kaufen, zu vertreiben, zu servieren und zu liefern. In eine Formel gefasst sieht das folgendermaßen aus:

Um zu verstehen, wo deine Selbstkosten im Vergleich zum oben genannten Branchenmittel einzuordnen sind, musst du die Selbstkosten für eine bestimmte Periode (z. B. eine Woche oder einen Monat) als Anteil deines Umsatzes in Prozent berechnen.

Kosten der verkauften Waren (COGS)

Die Kosten der verkauften Waren sind die Gesamtkosten aller Zutaten, die zur Herstellung von Menüpunkten verwendet werden, bis hin zu den Garnierungen und Gewürzen.

Gesamtarbeitskosten

Wie in den obigen Formeln zu sehen ist, musst du zur Berechnung deiner Selbstkosten deine Arbeitskosten und deine Umsatzkosten addieren. 

Arbeitskosten sind wichtig, weil sie den wichtigsten Unternehmenswert eines Restaurants abdecken: das Personal. Arbeitskosten sind aber mehr als nur Gehälter und Stundensätze für die Geschäftsführung, Köche und Kellner. 

Bei der Berechnung deiner Arbeitskosten solltest du auch die folgenden Kosten berücksichtigen:

• Krankenversicherung
• Bonuszahlungen und Überstunden 
• Jahresurlaub
• Sonderurlaub
• Lohnsteuer

Beispiel für Selbstkosten

Zeit für ein Beispiel, um das Konzept der Selbstkosten mit Leben zu füllen. 

Gehen wir einmal davon aus, dass du ein Restaurant an der Küste betreibst, das sich auf Gerichte mit Meeresfrüchten und auf den Betrieb einer Außenterrasse spezialisiert hat. Nun möchtest du wissen, wie hoch deine Selbstkosten im Monat Mai waren. Der Mai ist traditionell der Startschuss für die Sommersaison, und nun sahst du dich gezwungen, einige Tische von deiner Außenterrasse zu entfernen, um in deinem Restaurant die geltenden Abstandsregeln einzuhalten. Deswegen hast du dich entschieden, das Bedienungspersonal, das diesen Bereich normalerweise bedient, von vier auf zwei Kellner zu reduzieren. Nun gehen wir davon aus, dass dein Umsatz in diesem Monat bei 36.000 € lag.

Nach der Analyse deines Anfangsbestands, gekauften Bestands und Schlussbestands kommst du zu dem Ergebnis, dass deine Kosten für verkaufte Waren 22.000 € betrugen.

Deine Arbeitskosten haben sich seit dem letzten Mal, dass du dir diese Zahlen angesehen hast, leicht geändert. Du siehst, dass deine Arbeitskosten nun bei 2.500 € liegen, einschließlich Steuern und Urlaubsanspruch. 

Unsere Gesamtselbstkosten betragen 24.500 €. Nun möchten wir aber den Prozentsatz wissen. Unter Verwendung der oben beschriebenen Selbstkostenformel kommen wir zu folgender Gleichung: 

Warum ist es wichtig, die Selbstkosten zu überwachen?

Die Überwachung der Selbstkosten ist für Restaurants von Bedeutung, weil sie darüber eine Handhabe gegen negative Auswirkungen auf ihren Gewinn erhalten. Es ist wichtig, die Selbstkosten zu überwachen, und es ist noch wichtiger, dies regelmäßig zu tun. Es sollte keine Einmal-im-Jahr- oder Einmal-im-Quartal-Aktivität sein.

Warum? 

Weil Selbstkosten dir vor Augen führen, wo genau Verluste durch Abfall, Diebstahl, Personalplanungsprobleme, Probleme mit der Preisgestaltung deiner Speisekarte, Portionierung oder der Lebensmittel- und Getränkebeschaffung entstehen. 

Wenn du die Selbstkosten nicht regelmäßig überwachst, können die durch diese Probleme verursachten Kosten sich über einen längeren Zeitraum negativ auf deine Gewinn- und Verlustrechnung auswirken. Kurzum, je früher du dir der Probleme bewusst bist, desto früher kannst du sie beheben. 

3 Wege, wie du die Selbstkosten niedrig halten kannst

Alles, was wir bis hierhin gesagt haben, führt uns zwangsläufig zu der Frage: „Wie kann man die Selbstkosten kontrollieren?“  Die gute Nachricht: Wir können sie beeinflussen. 

1. Lege optimale Selbstkosten fest und überwache sie

Der erste Schritt zur Kontrolle der Selbstkosten ist, zu verstehen, was in deinem Restaurant am besten funktioniert. Es ist richtig, dass das Branchenmittel einen Sicherheitsbereich zwischen 55 % und 60 % empfiehlt, aber Gourmet-Restaurants haben ganz andere Waren- und Arbeitskosten als Restaurants, die den Verkauf großer Mengen an Fastfood anstreben.  Je mehr du über die Waren- und Arbeitskosten deines Restaurants herausfinden kannst und verstehst, desto besser bist du aufgestellt. Die Herausforderung bei den Waren- und Arbeitskosten besteht darin, dass sie fluktuieren. 

Am Beispiel des Meeresfrüchterestaurants sehen wir, dass die Jahreszeiten sich stark auf die Zahl der Gedecke pro Jahr auswirken können. Im Sommer werden deine Köche und dein Bedienungspersonal viel zu tun haben, in kühleren Monaten hingegen, fällt der Fußverkehr eher geringer aus. 

2. Senke deine Kosten für verkaufte Waren (COGS)

Je niedriger deine Kosten für verkaufte Waren, desto höhere Gewinne wird dein Restaurant am Ende erzielen. Unabhängig davon, welche Art von Restaurant du betreibst, ist es in deinem Interesse, Wege zur Senkung deiner Warenkosten zu finden, ohne dass darunter die Qualität deines Essens oder die Kundenzufriedenheit leidet.

Nachfolgend zeigen wir dir sechs Wege zur Senkung deiner Warenkosten auf:  

• Behalte deinen Bestand im Blick
• Gib wenn möglich Großbestellungen auf
• Vergleiche Anbieter
• Reduziere Lebensmittelverschwendung
• Gestalte deine Speisekarte neu
• Kaufe günstigere Zutaten.

3. Senke deine Arbeitskosten

Die Arbeitskosten sind über einen langen Zeitraum hinweg gestiegen, aber es gibt Wege, diese im Zaum zu halten. 

Nachfolgen drei Optionen:

• Plane den Einsatz deines Personals sorgfältig: Achte darauf, dass du während ruhigerer Tage und Jahreszeiten nicht zu viel Personal beschäftigst. Gleichzeitig gilt, dass du sicherstellen musst, dass du eine angemessene Zahl an Mitarbeitern einsetzt, wenn viel los ist und wenn Kunden schnell oder clever bedient werden müssen. Beispielsweise kann es sein, dass du einen Kellner oder Sommelier beschäftigst, der sehr gut darin ist, zusätzlich zu bestimmten Gerichten und Sonderangeboten spezielle Gerichte oder Weine anzubieten. Vielleicht hast du auch einen Koch in deinen Reihen, der eine Küche, die schnell arbeiten und dabei nichtsdestotrotz hohe Qualitätsstandards erfüllen muss, gut leiten kann.
• Behalte die Überstunden im Auge: Achte darauf, dass Vollzeitpersonal nicht überarbeitet ist, und versuche, und sorge für eine gute Balance zwischen die Arbeitszeit dieses Personals und der Arbeitszeit von Aushilfskräften und Zeitarbeitspersonal. Es kann hilfreich sein, ein Zeiterfassungssystem zu installieren, um ein klareres Bild deiner Lohnliste zu erhalten. 
• Sorge dafür, dass deine besten Leute zufrieden sind und bleiben: Es ist wesentlich kosteneffizienter, Personal zu halten und weiterzubilden, als neues Personal einzustellen. Schaffe klare Management- und Berichtsstrukturen für deine Mitarbeiter und sorge dafür, dass du sie professionell entwickelst. Durch das Vermeiden einer Mitarbeiterabwanderung vermeidest du teure Einstellungs- und Weiterbildungskosten. 

Noch eine Anmerkung zu den Selbstkosten

Selbstkosten sind tatsächlich eine magische Zahl für alle, die ein Restaurant leiten, betreiben und wachsen sehen wollen. Das liegt daran, dass Lebensmittel-, Getränke-, Werbungs- und sogar Arbeitskosten für sich genommen nur wenig ins Gewicht fallen. Natürlich handelt es sich dabei um jeweils ganz entscheidende Kosten, die man kennen und im Griff haben sollte – wenn man sie aber addiert und so die Selbstkosten errechnet, sind sie von noch wesentlich größerem Nutzen.