Kontaktlose Bestellmöglichkeiten optimal nutzen – das Hotel Mercure in Roeselare teilt seine Erfahrungen

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Hotel mit 87 Zimmern und die Auslastung sinkt aufgrund der Pandemie von 78% auf 27%. Eine Vorstellung, die man nicht gerne in Erwägung zieht. Doch genau dieser Situation waren in den letzten Monaten viele Hotelbetreiber ausgesetzt, so auch das Hotel Mercure im belgischen Roeselare. Doch anstatt Trübsal zu blasen hat Generaldirektor Damien Jassen die Zeit sinnvoll genutzt, um Hotelabläufe zu optimieren. 

Schon vor der Pandemie hat er sich immer wieder mal informiert, mit welchen cleveren Tools er die Betriebsabläufe vereinfachen könnte. Dabei legte er seinen Fokus auf Effizienz sowie Zeit- und Geldersparnis.

In diesem Blogbeitrag sprechen wir mit Damien darüber, wie er die Funktion des kontaktlosen Bestellens für die Hotelzimmer und im Restaurant des Mercure-Hotels optimal einsetzt.

Sehen Sie sich hier die inspirierende Geschichte des Mercure Hotel Roeselare an:

Systeme, die miteinander kommunizieren 

Damien hat unter anderem in Melbourne und Paris umfangreiche Erfahrungen im Hotel- und Gastgewerbe sammeln können. Daher weiß er bestens Bescheid, dass ineinandergreifende Systeme eine große Arbeitserleichterung sind. 

“Ich war auf der Suche nach einem System, das mit unserem Property-Management-System (PMS) kommunizieren kann. So muss die Nachtschicht nicht jeden Tag 16 Excel-Tabellen manuell ausfüllen und mir bleibt die Fehlersuche erspart.” 

Lightspeed Restaurant ist hier die optimale Lösung. Alle vom Restaurant oder Hotelzimmer aus getätigten Zahlungen werden direkt an das MEWS PMS gesendet.

Auf die Frage, ob auch die Mitarbeiter den Mehrwert erkannt haben, antwortete Damien wie folgt:

“Die Begeisterung unserer Mitarbeiter hielt sich zunächst in Grenzen. Veränderungen sind häufig für alle Betroffenen eine Umstellung, aber mit der Zeit haben sie erkannt, dass es ein unglaublich effizientes und hilfreiches System ist.”

Kontaktloses Bestellen in der Praxis

Systeme, die miteinander kommunizieren, interessant. Wie das geht? Alle 87 Hotelzimmer sind mit entsprechenden QR-Codes versehen. Die Gäste können den QR-Code scannen und gelangen so zu der Speisekarte. Dort können sie dann die gewünschten Gerichte bestellen. Die Küche bzw. Bar erhält innerhalb von Sekunden die Bestellung der Gäste. Sobald die Bestellung zubereitet ist, wird sie den Gästen auf das Zimmer gebracht. 

Gäste können direkt über den QR-Code auf verschiedene Methoden online bezahlen oder die Rechnung direkt bar auf dem Zimmer begleichen. 

Das kontaktlose Bestellverfahren ist nicht nur während der Pandemie sehr nützlich. Dazu Damien:

“Die Bestellungen werden direkt an die Küche gesendet, sodass das Personal auch im gleichen Zuge die Quittung mit ausdrucken kann. Auf diese Weise, kann der Beleg mit den Gerichten aufs Zimmer gebracht werden. Das hat den Vorteil, dass die Gäste anhand der Quittung direkt überprüfen können, ob alle bestellten Speisen richtig abgerechnet wurden. In der Vergangenheit mussten die Gäste die Rechnung unterschreiben – doch das ist jetzt nicht mehr nötig. Jeder QR-Code ist individuell mit einer Zimmernummer verknüpft, dadurch werden Fehler minimiert.”

Auch im Restaurant können Gäste die Speisekarte über Ihr Smartphone aufrufen und Bestellungen darüber aufgeben. Nach Abschluss der Bestellung wird diese automatisch dem richtigen Tisch zugeordnet. 

Vorteile des kontaktlosen Bestellens

Zu Beginn des Blogs haben wir bereits erwähnt, dass Effizienz und Kosteneinsparung die Hauptgründe für den Schritt hin zu mehr Digitalisierung sind. Damien erzählt uns, was das konkret für ihn bedeutet:

“Das Hotel Mercure Roeselare ist ein Business-Hotel. In der Regel haben wir am Nachmittag ziemlich viele Schichten: etwa 60 bis 70 Gedecke. Daher war mein Gedanke, das Personal in genau diesen Zeiten zu entlasten. Ich habe mir ein System vorgestellt, bei dem alle eingegangenen Bestellungen direkt in das System einlaufen und so lästiges, händischen Eintragen entfällt. Dadurch haben unsere Mitarbeiter mehr Zeit, sich ausschließlich um die Gäste zu kümmern. Interessant wird es an dem Punkt, an dem man den gleichen Umsatz erzielt, aber mit einer Personalkraft weniger, da das Kassensystem den Arbeitsaufwand abnimmt.”

Das Mercure Roeselare spart dadurch nicht nur Personalkosten, sondern wirkt auch einem großen Problem entgegen, welches derzeit die ganze Branche betrifft: Personalmangel. Letztendlich kann das Hotel so kleinere Teams einsetzen, die sich nicht mehr um die Standardprozesse und Routineaufgaben kümmern müssen, sondern ihren Fokus voll und ganz auf die Gäste legen können. Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt bei dieser Effizienzsteigerung eine große Rolle:

“Lightspeed Restaurant ist ein übersichtliches und benutzerfreundliches System, insbesondere für das Schulungspersonal. Man kann das System innerhalb von fünfzehn Minuten erklären, und das ist für uns als Hotelbetreiber ein sehr wichtiger Aspekt. Wenn wir in unserem früheren PMS jemanden an der Rezeption schulen mussten, dann musste man mindestens zwei Wochen lang einplanen, bis das Personal das System beherrschte. Mit Lightspeed und den verschiedenen Integrationen ist die Einarbeitung innerhalb von 10 Minuten erledigt. Klar muss man digitales Verständnis mitbringen, aber es ist um einiges einfacher als das vorherige System.”

Eine digitale Zukunft

Obwohl das Mercure Hotel Roeselare noch nicht zum alten Auslastungsgrad zurückgekehrt ist, sieht die Zukunft positiv aus. Damien sieht auch die guten Seiten der schwierigen Zeit während der Pandemie: 

„Corona war dramatisch, wirklich schlimm. Aber es war auch eine unglaublich interessante Erfahrung, bei der wir unsere Prozesse kritisch hinterfragt haben: Wird gewisses Personal gebraucht? Ist all dieser Verwaltungsaufwand notwendig? Können wir bestimmte Abläufe nicht effizienter organisieren? In den letzten Monaten hatten wir die Gelegenheit, Dinge zu überdenken.“ 

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