Lagerverwaltung in der Gastronomie: Tipps und Tricks

Die Lagerverwaltung in der Gastronomie ist für viele Restaurantinhaber oft ein mühsamer und zeitraubender Prozess. Doch auch wenn der Prozess lästig erscheint, liegt der Schlüssel zum Erfolg eines Restaurants dennoch in einer soliden und vorausschauenden Führung der Lagerbestände.

Von den Gewinnspannen über die Preisgestaltung der Lieferanten bis hin zu den Kosten der verkauften Waren (COGS) – die Optimierung Ihrer Lagerverwaltung mag komplex und herausfordernd erscheinen. Doch um Ihre Gewinne zu steigern, müssen Sie die Effizienz Ihrer Lagerverwaltung erhöhen. 

Erfahren Sie, wie Sie die Lagerverwaltung in Ihrem Restaurant optimieren können:

1. Optimierung der Lieferkette Ihres Restaurants
2. Senkung der Kosten für die Lagerverwaltung
3. Kontrolle der Kosten Ihrer verkauften Waren (COGS)
4. Ausbau von Cross- und Upselling

Optimierung der Lieferkette Ihres Restaurants

Wenn Sie Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Lieferkette ergreifen, können Sie Ihre Produkte zu einem günstigsten Preis beschaffen.

Lieferantenmanagement leicht gemacht

Es ist immer noch üblich, dass Restaurants Preise und Kontaktdaten von Lieferanten auf einem ausgedruckten Arbeitsblatt, in einer Excel-Tabelle oder einem Tabellenkalkulationsprogramm festhalten und speichern. Dies kann zu menschlichen Fehlern führen, die für Ihren Betrieb teuer werden können.

Um dies zu vermeiden, nutzen immer mehr Gastronomen technologische Lösungen, um ihre Lieferanten, Bestellungen und Bestände zu verwalten.

Mit dem bei Lightspeed integrierten Lieferanten- und Bestell-Verwaltungstool können Sie für jeden Ihrer Lieferanten ein Profil im Kassensystem erstellen. Es ist einfach, den Namen, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und den Kontaktnamen des Lieferanten hinzuzufügen und jedem Lieferanten Artikel, Preise und Zutaten zuzuweisen. 

Die Tatsache, dass Ihre Lieferanten und Ihr Bestand in einem zentralen System gespeichert sind, macht nicht nur Bestellungen, sondern auch die Verwaltung der Lieferanten schnell und einfach.

Diese Funktionen ermöglichen Ihnen folgendes:

• Sie haben Ihren aktuellen Lagerbestand stets im Blick
• Sie können eingehende Bestellungen einsehen, die Lieferung als eingegangen markieren und Abweichungen erfassen;
• Sie können Rechnungen und Fotos an die eingegangenen Bestellungen anhängen, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten
• Sie können vergangene Bestellungen schnell aufrufen, um Informationen und Trends zu erkennen.

Vereinfachte Verwaltung von Bestellscheinen

Damit Ihre Lieferkette reibungslos funktioniert, ist es entscheidend, dass Sie Ihren Bestellprozess optimieren. 

Viele Restaurantbesitzer kennen es: Das Team hat alle Hände voll zu tun, ein Auftragsblatt verschwindet, und niemand kann sich an die Mengen einer bestimmten Zutat erinnern, die bestellt werden muss.

Mithilfe von moderner Technologie werden solche Szenarien leicht vermieden. Lightspeed Restaurant sorgt mit der Echtzeit-Bestandsverfolgung und cleveren Mechanismen dafür, dass Sie immer die richtige Menge an Vorräten zur Verfügung haben.

Wenn der Bestand wieder aufgefüllt werden muss, können Sie :

• Einen manuellen Bestellschein erstellen, indem Sie die benötigten Artikel bei den Lieferanten auswählen und einen Bestellschein generieren
• E-Mail-Erinnerungen für den Kauf bestimmter Artikel festlegen: Beispielsweise können Sie jeden 1. und 2. Mittwoch im Monat festlegen, dass Sie per E-Mail an die Bestellung neuer Weinflaschen erinnert werden 
• Wiederkehrende Bestellungen festlegen. Diese Bestellungen werden automatisch zu einer bestimmten Zeit für vorher festgelegte Bestandsmengen verschickt
• In Echtzeit die verfügbaren Bestände im Vergleich zu den Referenzmengen und die Bestellungen im Vergleich zu den Referenzmengen anzeigen
• Alle eingegangenen Bestellungen direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren – Vermeidung einer doppelten Datenverarbeitung.

Wenn Sie Ihre Lagerbestände im Blick haben, können Sie sicher sein, dass Sie nie zu viel oder zu wenig bestellen. Dadurch wird nicht nur eine Lebensmittelverschwendung vermieden. Sie können auch feststellen, wie oft eine bestimmte Lieferung tatsächlich benötigt wird.

Lagerverwaltung: Senkung der Lagerführungskosten

Inventuren können lästig und zeitraubend sein! Diese sind aber ein notwendiges Übel, das für den Betrieb und die finanzielle Gesundheit Ihres Lokals unerlässlich ist. Mit regelmäßigen und sorgfältig durchgeführten Inventuren ist es einfacher, Ihr Lager zu verwalten und unnötige Kosten zu vermeiden. Es ist daher entscheidend, dass Sie einen klaren Überblick über Ihren verfügbaren Bestand haben um die Kosten zu minimieren, unnötigen Abfall zu reduzieren und Ihre Gewinnspannen zu erhöhen.

Rationalisieren Sie Inventuren mit einer Software für die Lagerverwaltung

Wenn es um Inventuren geht, kann auch hier eine manuelle Bestandserfassung zu Fehlern führen. Es ist daher wichtig, einen soliden Lagerverwaltungsprozess einzuführen, um sicherzustellen, dass Ihre Inventuren so genau wie möglich sind. Wenn diese immer nach dem gleichen Schema ablaufen, werden Unregelmäßigkeiten vermieden. 

Während viele Einrichtungen Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel verwenden, können technologische Lösungen wie Lightspeed Restaurant dies für Sie übernehmen.

Ein Kassensystem wie Lightspeed Restaurant ermöglicht effizienteres Arbeiten. Es hebt den verfügbaren Bestand hervor. Wenn sich die Vorräte langsam dem Ende neigen, können Sie Erinnerungen oder wiederkehrende Bestellungen erstellen, die daraufhin einen Bestellschein erzeugen, um die Vorräte aufzufüllen.

Die Integration eines Lagerverwaltungssystems in Ihr Kassensystem ermöglicht Ihnen, alles von einem zentralen System aus zu kontrollieren. Dank dieser Transparenz sparen Betriebe Zeit, haben Bestände stets im Blick, senken die Ausgaben und minimieren die Lebensmittelverschwendung.

Damit Ihr Lagerbestand und auch die Lagerverwaltung von Anfang an ein Kinderspiel für Sie wird, haben wir Lightspeed Inventory entwickelt. Mit Lightspeed Inventory verfolgen und optimieren Sie Ihren Warenbestand in Echtzeit. Mit unserer Bestandssoftware haben Sie Ihre Bestände immer im Blick. Sie teilt Ihnen mit, was Sie bereits verbraucht haben, welche Zutaten noch vorrätig sind und welche Sie wieder nachbestellen sollten. Eine manuelle Bestandszählung gehört somit der Vergangenheit an – mit Lightspeed Inventory können Sie den aktuellen Lagerbestand und Lagerwert einsehen. Durch einen Echtzeit-Abgleich und automatischen Auffüllungen vereinfachen Sie Ihre Bestandsverwaltung. Mit Lightspeed Inventory haben Sie Ihre Einkaufspreise immer im Blick und reduzieren so Sie die Lebensmittelverschwendung. Bestellen Sie nur das nach, was Sie auch wirklich benötigen. Sparen Sie Zeit und Arbeit, mit der Integration zu Lightspeed Restaurant.

Mehr Zuverlässigkeit durch intelligentes Inventar

Bei der Inventur kommt es auf Konsistenz an. Es ist entscheidend, einen regelmäßigen Zeitplan für Ihre Bestandsaufnahmen festzulegen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlen korrekt sind und Störungen Ihres Geschäftsbetriebs minimiert werden. 

Detaillierte wöchentliche Inventuren ermöglichen es Ihnen, Verluste oder Abweichungen schnell zu erkennen, um die Bestellungen entsprechend anzupassen und Verschwendung zu minimieren. Gezielte tägliche Inventuren ermöglichen es Ihnen, einige wichtige Artikel wie verderbliche Zutaten und Bestseller zu überprüfen, so dass Sie bei großen Andrang oder verderblichen Lebensmitteln nie unvorbereitet sind.

Um die Genauigkeit zu verbessern, kann Lightspeed auf einem Smartphone oder Tablet verwendet werden, um die Lagerbestände direkt in der Software zu erfassen. Mit der Inventur-Funktion prüfen und aktualisieren Sie die Lagerbestände schnell und effizient, sodass Sie die Abweichungen zwischen Ihrem erfassten und dem tatsächlichen Lagerbestand – und die damit verbundenen Kosten – schnell nachvollziehen können. 

Diese Funktion ermöglicht es Gastronomen: 

• den Fortschritt mehrerer Bestandsaufnahmen auf einem einzigen Gerät zu verwalten und aufzuzeichnen
• sich einen leicht erkennbaren Fortschrittsbalken anzeigen zu lassen, der Auskunft darüber gibt, wie viel Bestand noch zu zählen ist
• Ihre Inventur zu überprüfen, Abweichungen zu erkennen und die Lagerbestände zu aktualisieren
• Ihre Bestandszählungen zu beschriften und zu benennen
• den Bestand zur besseren Übersichtlichkeit verschiedenen Orten zuzuordnen, z. B. dem Kühlschrank in der Bar, dem Lagerraum oder der Gefriertruhe.

Verluste verfolgen und dokumentieren, um Kosten zu senken

Um das Risiko von Abweichungen bei der Inventur zu verringern, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie als Teil Ihres Lagerverwaltungsprozess ein wirksames System zur Verfolgung von Verlusten nutzen.

Um Ihre Lagerbestände richtig zu verstehen, ist es wichtig, alle Verschwendungen oder Verluste aufzulisten, die durch Fehler, versehentliches Verschütten oder Rückgabe durch den Kunden entstanden sind. Auch wenn dies extrem erscheinen mag, ist es der beste Weg, um ein genaues Bild derLagerbestände zu behalten. Es ist daher unerlässlich, dass Ihre Mitarbeiter es sich zur Gewohnheit machen, Verluste aufzulisten, damit Ihre Zahlen genau bleiben.

Lightspeed verfügt über eine praktische Verlustmanagementfunktion, mit der Sie genau wissen, wie viel Sie verschwenden und wie viel es Sie kostet. 

Bei einer effektiven Lagerverwaltung geht es nicht nur darum, zu wissen, welche Menge Sie zur Verfügung haben. Wenn Sie genau wissen, was verschwendet wird, können Sie diesen Verlusten Kosten zuordnen und sehen die Folgen. Daraufhin können Sie dem entgegenwirken, um langfristig Kosten einzusparen. 

Kontrolle der Gewinnspannen: Wie Sie die Selbstkosten berechnen, um die Gewinnspannen zu erhöhen

Sobald Sie den Prozess rund um Ihre Lieferkette und Ihre Lagerverwaltung entwickelt haben, sollten Sie Ihre Produktionskosten und Gewinnspannen optimieren. So stellen Sie sicher, dass sich der Aufwand für den Lagerverwaltungsprozess auszahlt.

Berechnung von COGS

Neben der Miete und den Löhnen gehören die Kosten der verkauften Waren (COGS) zu den höchsten Kosten für einen Betrieb im Gastgewerbe und sind daher einer der wichtigsten Faktoren, die es zu messen gilt.

Wenn Sie die Kosten der verkauften Waren analysieren, erhalten Sie eine genaue Vorstellung davon, wie viel Ihre Vorräte in einem bestimmten Zeitraum gekostet haben. Diese Informationen helfen Ihnen zu verstehen, inwieweit die Artikel auf Ihrer Speisekarte rentabel sind und ob Sie Preisanpassungen vornehmen müssen.

Um die Gesamtproduktionskosten für einen bestimmten Zeitraum, sagen wir von September bis Dezember, zu berechnen, müssen Sie drei Werte berücksichtigen:

• Anfangsbestand: Der Gesamtbetrag des Bestands, den Sie Anfang September haben
• Gekaufter Bestand: Alle zwischen September und Dezember gekauften Bestände
• Endbestand: Der Gesamtbetrag des Bestands, über den Sie am Ende des Monats Dezember verfügen

Angenommen, Ihr Lagerbestand war Anfang September 4.000 € wert und Sie haben in diesem Zeitraum 14.000 € für Waren ausgegeben. Ende Dezember war Ihr Lagerbestand 8.000 € wert.

Um Ihre Produktionskosten für diesen Zeitraum zu berechnen, addieren Sie einfach Ihren Anfangsbestand zu Ihrem gekauften Bestand und subtrahieren Sie dann Ihren Endbestand von dieser Summe. Beispiel:

(4,000 + 14,000) – 8,000 = 10,000 €

Wenn Sie Ihre Kosten der verkauften Waren (COGS) berechnet haben, bleibt Ihnen nur noch Ihr Bruttogewinn. Als Faustregel gilt: Je niedriger Ihre Einkaufskosten sind, desto höher ist Ihr Bruttogewinn. Sie sollten daher versuchen, Ihre Betriebskosten so weit wie möglich zu senken (ohne dabei die Qualität zu beeinträchtigen), um Ihre Gewinnspanne zu maximieren.

Menü-Engineering und die Psychologie der Menügestaltung 

Die Entwicklung und Gestaltung von Speisekarten ist eine raffinierte Kunst, die dazu beitragen kann, den Verkauf Ihrer margenstarken Gerichte anzukurbeln. 

Beim Menü-Engineering wird die Preisgestaltung eines Menüs mithilfe von Daten zu Umsatz und Kosten der verkauften Waren (COGS) bewertet, um zu bestimmen, welche Gerichte hervorgehoben werden sollen und wie viel sie kosten. Mit diesen Daten sollten Sie in der Lage sein, jedes Element Ihres Menüs in vier Kategorien einzuteilen, die Ihnen bei der Gestaltung Ihrer zukünftigen Menüs helfen.

• Cashcows: Menüartikel mit geringer Rentabilität, aber hohem Verkaufsvolumen
• Stars: Dieser Artikel hat eine hohe Gewinnspanne und ein hohes Verkaufsvolumen. Es ist das Gericht, für das man werben sollte, um Umsatz und Gewinn zu steigern
• Poor Dogs: diese Gerichte sind unrentabel und werden selten verkauft. Erwägen Sie, diese Gerichte von Ihrem Speiseplan zu streichen oder sie zu ändern, um ihre Attraktivität zu erhöhen
• Question Marks: diese Gerichte haben eine hohe Gewinnspanne, aber einen geringen Umsatz. Sie haben das Potenzial, ein Star zu werden, müssen aber möglicherweise geändert oder beworben werden.

Während das Menü-Engineering bestimmt, welche Gerichte auf Ihrer Speisekarte stehen sollten und welche nicht, legt die Menüpräsentation fest, welchen Platz Ihre gewinnbringendsten Gerichte einnehmen sollten. Bei der Erstellung einer Speisekarte ist viel Psychologie im Spiel. Die Art und Weise wie Sie es präsentieren, kann sich darauf auswirken, was ein Kunde bestellt oder nicht bestellt. 

Hier sind unsere drei Tipps für eine gewinnsteigernde Menüpräsentation:

• Entfernen Sie das Währungssymbol – Wenn Sie das Währungssymbol aus Ihren Preisen entfernen, verleiten Sie den Kunden dazu, mehr als erwartet auszugeben
• Das goldene Dreieck: Die Position eines Artikels auf Ihrer Speisekarte ist wichtig. Wenn eine Person eine Speisekarte erhält, folgt ihr Blick normalerweise einem bestimmten Muster: Sie schaut zuerst in die Mitte, dann in die obere rechte Ecke und schließlich nach links oben, wodurch das goldene Dreieck entsteht. Dort wollen Sie Ihre Gerichte mit den höchsten Gewinnspannen platzieren;
• Täuschungsgericht – Dieses Gericht steht ganz oben auf der Speisekarte und hat einen höheren Preis als die anderen Gerichte. Ziel ist es, alle anderen Gerichte im Vergleich günstiger erscheinen zu lassen, sodass der Kunde sie bestellt.

Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie Sie in Ihrem Restaurant eine gewinnbringende Speisekarte erstellen können.

Nutzen Sie Daten, um Ihre Gewinnspanne zu maximieren

Sie haben vielleicht eine gute Vorstellung davon, welche Gerichte sich gut verkaufen und welche Gewinnspannen am höchsten sind, aber es ist entscheidend, Ihre Annahmen mit Daten zu untermauern. Wenn es darum geht Entscheidungen zu treffen, die sich auf Ihre Ergebnisse auswirken ist es wichtig, eine zuverlässige Informationsquelle zu haben, an der sich Ihre Entscheidungen orientieren können.

Fundierte Entscheidungen über Ihre Bestände zu treffen (anstatt Vermutungen anzustellen), ist einfach, wenn Ihr Kassen- und Bestandsverwaltungssystem in derselben Plattform kombiniert sind. Lightspeed Restaurant verfügt über leistungsstarke Berichtsfunktionen, die Restaurantinhabern einen umfassenden Einblick in ihre Gewinnspannen, Betriebskosten, Lagerverwaltung und die Leistung ihrer Menüs bieten.

Visuelle und schnell zu erstellende Berichte stellen sicher, dass Sie:

• einen vollständigen Überblick über die potenziellen Bruttogewinne erhalten, wenn Sie Rezepte mit einem Kostenrechner erstellen
• Den besten und rentabelsten Preis für Menüpunkte mit hilfe von Preisvorschlägen verstehen
• Wissen, welche Waren ein- und ausgehen
• Erfahren, was verschwendet wird und wo die Verschwendung stattgefunden hat 
• Wissen, was sich gut und was sich nicht gut verkauft
• Die Leistung jedes Produkts im Detail zu untersuchen und die Leistung verschiedener Produkte im Laufe der Zeit zu vergleichen

Suggestives Verkaufen: Der Schlüssel zu Up- und Cross-Selling

Der letzte Schritt eines gut funktionierenden Lagerverwaltungsprozesses besteht darin, die Gerichte auf Ihrer Speisekarte (am besten die gewinnträchtigsten) an Ihre Gäste zu verkaufen. Und das geht am besten über suggestive Verkaufstechniken.

Up- und Cross-Selling wird oft als obskure Kunst angesehen, vor allem von denen, die an vorderster Front stehen. Wenn sie jedoch auf subtile und durchdachte Weise durchgeführt werden, können erfolgreiche Up- und Cross-Selling-Aktionen einen erheblichen Einfluss auf Ihre finanziellen Ergebnisse haben und die Erfahrungen Ihrer Gäste verbessern. 

Up-Selling und Cross-Selling

Beim Up-Selling geht es darum, gegen einen geringen Aufpreis mehr vom selben Produkt zu verkaufen. Wenn es gut gemacht ist, kann es Ihre Gewinnspannen erheblich erhöhen. Wenn ein Gast 10 € für eine mittelgrosse Mahlzeit bezahlt und man ihm eine grosse Mahlzeit für 2 € mehr anbietet, ist es wahrscheinlich, dass er das Angebot annimmt. 

Beim Cross-Selling hingegen ist etwas mehr Raffinesse gefragt. 

Beim Cross-Selling versuchen Sie, den Kunden dazu zu bringen, etwas zu bestellen, was er eigentlich nicht bestellen wollte. Ein hervorragendes Beispiel dafür ist die Kombination von Weinen mit bestimmten Gerichten. Das Gericht ist ohne den Wein perfekt, aber die beiden werden miteinander aufgewertet – und Ihre Pro-Kopf-Einnahmen steigen.

Verbessern Sie Ihre suggestiven Verkaufstechniken

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, aus Ihrer derzeitigen Verkaufsstrategie Nutzen zu ziehen, sollten Sie die folgenden Tipps befolgen, um Ihren Verkauf anzukurbeln:

• Erweitern Sie Ihre Getränkekarte. Oft ist es einfacher, mehr Getränke als Speisen zu verkaufen. Investieren Sie in eine Reihe grosser Gläser und ermutigen Sie Ihr Personal, die Gäste immer zu fragen, ob sie lieber ein grosses Glas als ein kleines haben möchten;
• Bilden Sie Ihr Personal in Ihrem Menü aus. Wenn Ihr Servicepersonal Ihre gesamte Speisekarte (einschließlich Getränke) kennt, wird es ihm viel leichter fallen, echte Cross-Selling-Empfehlungen auszusprechen;
• Empfehlen Sie Ihren Gästen die Gerichte, die besonders viel Geld einbringen. Ihr Team muss unbedingt wissen, welche Speisen und Getränke den höchsten Gewinn abwerfen, um entsprechende Empfehlungen aussprechen zu können ;
• Ermutigen Sie zu Gesprächen. Ermutigen Sie Ihr Team, mit den Gästen über das Menü und ihre kulinarischen Vorlieben und Abneigungen zu sprechen. So sind sie besser in der Lage, treffende Vorschläge für Upselling und Cross-Selling zu machen.

Lagerverwaltung und Selbstkostenverfolgung mit Lightspeed

Eine ineffiziente Lagerverwaltung wirkt sich auf Ihre Arbeitsabläufe, Ihre Produktionskosten, Ihr Personal, Ihre Gäste und Ihre Gewinnspannen aus. 

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Prozesse klar definieren und dafür sorgen, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt ist. Mit den richtigen Werkzeugen können Sie durch einen effizienten Lagerverwaltungsprozess Ihre Kosten senken und Ihre Gewinnspannen maximieren.

Eine Handelsplattform wie Lightspeed ermöglicht es Ihnen, bei der Verwaltung Ihres Inventars über den Eingang von Bestellungen und das Zählen von Beständen hinauszugehen. Lightspeed vereinfacht die Verfolgung der Zutaten im Alltag. So wissen Sie genau, wie viel Sie jedes Gericht kostet und wie hoch die Gewinnspanne für jedes Gericht ist, um sicherzustellen, dass Sie immer einen Gewinn erwirtschaften. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Lightspeed Ihnen helfen kann, die Verwaltung Ihres Restaurants auf die nächste Stufe zu heben.