Kostenloses Kassensystem: Kann der Schein trügen?

Auf der Suche nach dem richtigen Kassensystem für Ihr Unternehmen haben Sie vielleicht Werbung gesehen, die Ihnen ein kostenloses Kassensystem verspricht. Aber bedeutet “kostenlos” wirklich, dass es Sie nichts kostet?  

Wenn es zu schön klingt, um wahr zu sein, ist es das meistens auch. Während einige Teile eines Kassensystems kostenlos sein können, müssen Sie in der Regel für die Nutzung des gesamten Systems bezahlen. In diesem Artikel räumen wir mit dem Mythos der so genannten kostenlosen Kassensysteme auf. Wir erläutern die verschiedenen Kosten, die mit dem Kauf eines Kassensystems für Ihr Unternehmen verbunden sind.

Kostenloses Kassensystem: alles, was Sie wissen müssen

• Kassensystem vs. Kassensoftware
• Gibt es so etwas wie ein kostenloses Kassensystem?
• Wie Anbieter kostenloser Kassensysteme Geld verdienen
• Kostenlose Kassensysteme und Kreditkartenzahlungen
• Kassensystem-Hardware
• Andere Bedingungen und Kosten
• Wie viel kostet ein Kassensystem?
• So wählen Sie das richtige Kassensystem für Ihren Betrieb

Kassensystem vs. Kassensoftware

Die Begriffe “Kassensystem” und “Kassensoftware” werden oft als Synonym verwendet, sind aber eigentlich zwei verschiedene Dinge. Die Kassensoftware bezieht sich nur auf das Kassenprogramm oder die Anwendung, die Sie auf Ihrem Computer, Tablet oder Telefon installieren. Das Kassensystem umfasst das gesamte System, d. h. sowohl die Software als auch die Hardware-Komponenten, die für das Funktionieren der Software erforderlich sind. 

Einige Unternehmen bieten eine kostenlose Kassensoftware an, während andere dafür den Begriff “Kassensystem” verwenden. So oder so ist ihr Produkt wahrscheinlich nicht kostenlos, wie es Ihnen die Marketingbotschaften im ersten Moment suggerieren.  

Gibt es so etwas wie ein kostenloses Kassensystem? 

Häufig geben Unternehmen an, dass ihre Kassensysteme oder -software kostenlos seien, aber in der Regel gibt es wesentliche Funktionen, für die Sie bezahlen müssen, um sie nutzen zu können. So kann die angebotene kostenlose Software beispielsweise sehr begrenzt sein, was die Anzahl der Transaktionen, die sie verarbeiten kann oder die Menge der Bestände, die sie verwalten kann, angeht. In diesem Fall müssen Sie für ein Upgrade der Software bezahlen, damit Sie diese für Ihr Unternehmen ernsthaft nutzen können.

Wie Anbieter kostenloser Kassensysteme Geld verdienen

Unternehmen, die Kassensysteme anbieten, haben oft mehrere Einnahmequellen. Wenn die Kassensoftware kostenlos ist, erzielt das dahinter stehende Unternehmen wahrscheinlich auf andere Weise Einnahmen. Einige Unternehmen schränken zwar die kostenlose Version ihrer Software ein, so dass man oft versucht ist, auf eine kostenpflichtige Version umzusteigen, aber sie verdienen auch Geld durch Zahlungsabwicklung, Hardware oder zusätzliche Gebühren.

• Zahlungsabwicklung: Der Zahlungsabwickler erhebt jedes Mal, wenn Ihr Unternehmen eine Kreditkartentransaktion abwickelt, eine bestimmte Bearbeitungsgebühr. Kostenlose Kassensysteme haben in der Regel höhere Bearbeitungsgebühren, da dies eine der Haupteinnahmequellen für sie ist. 
• Hardware: Um Ihr Kassensystem in Ihrem Unternehmen einzurichten, müssen Sie wahrscheinlich einige oder sogar alle erforderlichen Hardwarekomponenten kaufen.
• Sonstige Bedingungen und Kosten: Dazu können Kosten für Schulungen, Support und Kundendienst gehören.

Kostenlose Kassensysteme und Kreditkartenzahlungen

Kreditkartenzahlungen sind nie kostenlos, selbst wenn Ihr Kassensystem oder Ihre Hardware kostenlos ist. Alle großen Zahlungsabwickler verlangen in irgendeiner Form Bearbeitungsgebühren. Anbieter von Kassensystemen berechnen eine Gebühr für jede Kreditkartentransaktion, die Sie mit ihrem System durchführen. Wenn der Anbieter keine Gebühren für Transaktionen erhebt, kann er Sie an einen dritten Zahlungsabwickler verweisen und erhält häufig eine Provision dafür. Wenn Sie ein kostenloses Kassensystem verwenden, werden Sie wahrscheinlich viel mehr für höhere Bearbeitungsgebühren ausgeben.

Kassensystem-Hardware

Unabhängig davon, welche Art von Betrieb Sie führen, müssen Sie Hardware kaufen, die mit Ihrer Kassensoftware kompatibel ist. Einige Unternehmen stellen Ihnen ein kostenloses Kartenlesegerät oder sogar ein kostenloses Tablet zur Verfügung. Allerdings benötigen Sie die folgenden Komponenten, um ein modernes Kassensystem in Ihrem Unternehmen einzusetzen: 

• Ein Tablet (Android oder iPad)
• Ein Tablet-Ständer
• Ein Kartenlesegerät
• Ein Strichcodescanner
• Ein Quittungsdrucker
• Eine Kassenschublade

Andere Bedingungen und Kosten

Abgesehen von den Einschränkungen bei der Software, den Kreditkartengebühren und der Hardware ist es wichtig, das Kleingedruckte beim Kauf eines jeden Kassensystems zu lesen. Weitere Kosten, auf die Sie achten sollten, sind: 

• Schulungen: Bekommen Sie vom Anbieter kostenlose Schulungen und Informationen, damit Sie schnell mit seinem Kassensystem arbeiten können? 
• Installation: Können Sie das System selbst installieren? Falls nicht, bietet das Unternehmen kostenfreie Installationen an?
• Kundenservice: Ist der Kundenservice kostenfrei oder müssen Sie zusätzlich Gebühren zahlen, wenn Sie mit dem Kundenservice Kontakt aufnehmen.
• Das Recht, die Softwarepreise zu erhöhen. Achten Sie darauf, ob im Vertrag angegeben ist, dass die Preise erhöht werden können. Wird Ihre Software immer kostenlos sein oder kann das Unternehmen den Preis erhöhen, wann immer es will?

Wie viel kostet ein Kassensystem?

Die Gesamtkosten eines Kassensystems hängen von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab und werden von mehreren Faktoren beeinflusst.

• Unternehmensgröße. Wenn Sie mehr als eine Filiale oder ein größeres Gebäude haben, benötigen Sie mehrere Kassen. Möglicherweise müssen Sie für zusätzliche Softwarelizenzen bezahlen. Zudem benötigen Sie für jede Kasse zusätzliche Hardware.
• Funktionen und Integrationen. Jedes Kassensystem verfügt über bestimmte Funktionen und Integrationen. Je mehr Funktionen Sie benötigen, desto höher sind wahrscheinlich die Gesamtkosten.
• Der Umfang der einzelnen Funktionen. Wenn Sie fortgeschrittenere Funktionen wie Datenanalyse oder ein Kundenbindungsprogramm benötigen, steigen die Gesamtkosten für Ihr System üblicherweise weiter.
• Ihre Branche. Unterschiedliche Branchen erfordern unterschiedliche Arten von Hardware. Wenn Ihre Branche als überdurchschnittlich riskant gilt, wie z. B. ein Vape-Shop, kann Ihr System mehr kosten.   

So wählen Sie das richtige Kassensystem für Ihren Betrieb

Es ist zwar wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Kassensystem alles kann, was Sie für Ihr Unternehmen aktuell brauchen, aber es schadet nie vorauszudenken. Achten Sie darauf, dass Sie sich für ein Kassensystem entscheiden, das Sie leicht um zusätzliche Funktionen oder Add-ons erweitern können. Schließlich können sich die Anforderungen Ihres Unternehmens im Laufe der Zeit ändern. Ein Kassensystem, das nahtlos mit Ihnen mitwachsen kann, spart auf lange Sicht zweifellos Zeit, Sorgen und Geld. 

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