Kassensystem wechseln: Darauf sollten Sie achten

Ihr Kassensystem kann nicht mehr mit Ihnen Schritt halten? So geht es einigen Gastronomen. Aufgrund des Wachstumsprozesses und der voranschreitenden Digitalisierung kommen einige Gastronome an einen Punkt, an dem die alte Technologie ausgedient hat. Moderne, technische Lösungen können Ihnen helfen, Sie bei dem Wachstum Ihres Unternehmens zu unterstützen. 

Dies betrifft insbesondere die Kassensysteme. Ein Kassensystem ist mit der wichtigste Bestandteil Ihres Unternehmens. Wenn Ihr derzeitiges System zu wünschen übrig lässt, kann es Ihren Erfolg erheblich beeinträchtigen. Das Resultat: Unzufriedene Gäste und ungenutzte Chancen.

Wenn Ihr Kassensystem nicht mehr Ihren Anforderungen entspricht, ist es vielleicht an der Zeit, über etwas Neues nachzudenken. Wir haben dafür ein paar Punkte zusammengestellt, die Sie beim Wechsel beachten sollten: 

• Traditionelle und cloudbasierte Kassensysteme: Worin liegt der Unterschied?
• Kassensystem wechseln: Wann ist der perfekte Zeitpunkt?
• Wie Sie Ihr Kassensystem wechseln

Traditionelle und cloudbasierte Kassensysteme: Worin liegt der Unterschied?

Bevor wir über den perfekten Zeitpunkt für einen Kassensystemwechsel sprechen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen traditionellen und cloudbasierten Kassensystemen zu definieren.

Altsysteme sind in der Regel älter (5 Jahre und mehr) und oft lokal installiert. Das bedeutet, dass Sie nicht auf Ihre Daten zugreifen können, wenn Sie nicht physisch in Ihrem Lokal anwesend sind. Die Server können nur mit dem lokalen Netz Ihres Unternehmens kommunizieren. Altmodische Registrierkassen sind im Allgemeinen recht groß und platzeinnehmend und daher optisch nicht sehr elegant. Außerdem kann die Wartung der Hardware als auch der Software recht kostspielig sein.

Da Registrierkassen oft älter und komplexer sind, müssen Sie häufig Techniker für die Installation, Wartung und Aktualisierung hinzuziehen. Die Wartung eines alten Systems ist nicht nur teuer, sondern kann auch sehr zeitaufwändig sein und manchmal sogar zu einem Betriebsausfall führen. 

Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen speichern cloudbasierte Kassensysteme die Daten nicht auf lokalen Servern, sondern online in der Cloud. Das bedeutet, dass Sie von überall aus sehen können, wie es um Ihr Unternehmen steht. Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung.

Die Software lässt sich auch ganz einfach aktualisieren. Ein paar Klicks und Sie arbeiten mit der neuesten Version! Viele Software (SaaS)-Updates können sogar automatisch durchgeführt werden, so dass Sie sich nicht um sie kümmern müssen. 

Kassensystem wechseln: Wann ist der perfekte Zeitpunkt?

Es ist ein schmaler Grat zwischen einem schlechten System und etwas, das das Wachstum Ihres Unternehmens behindert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, auf welcher Seite dieser Linie Sie stehen, finden Sie hier eine Liste von Kriterien, die Ihnen bei der Entscheidung zu wechseln unterstützen. 

1. Ihr Kassensystem ist nicht benutzerfreundlich genug

Kassensysteme können hinsichtlich der Komplexität sehr unterschiedlich sein. Es ist immer gut, ein System zu haben, mit dem Sie anspruchsvollere Aufgaben durchführen können. Wenn es jedoch zu schwierig oder zeitaufwändig ist, Transaktionen, Berichte, Bestellungen und andere notwendige Aufgaben zu bearbeiten, ist dies nicht ideal.

Ihre Mitarbeiter sollten in der Lage sein, das System in kürzester Zeit zu erlernen und anderen die Handhabung zu erklären. Der Zugang zu Lehrvideos, Hilfezentren oder anderen Ressourcen ist ebenfalls enorm wichtig. Beachten Sie dies bei der Suche nach einem neuen Kassensystem.

2. Ihr aktuelles System bietet wenig Möglichkeiten für Wachstum

Wenn Sie planen, mehrere Kassen hinzuzufügen oder weitere Filialen zu eröffnen, sollte Ihr Kassensystem Ihnen nicht im Weg stehen. Wenn es zu mühsam ist, Ihr Unternehmen filialübergreifend zu verwalten oder die Anzahl der Kassen zu erhöhen, ist es an der Zeit, sich von Ihrer alten Software zu verabschieden. Ihr Kassensystem sollte in der Lage sein, mit Ihnen zu wachsen und zu Ihrer Expansion beizutragen. 

3. Ihr System behindert Ihre Arbeitsabläufe

Ein unzuverlässiges System kann Folgen für Ihr Unternehmen haben. Wenn es häufig zu Problemen bei Kassentransaktionen kommt, ist das schlecht für die Markenwahrnehmung und Ihren Umsatz. 

Wenn Sie feststellen, dass Ihr altes Kassensystem den normalen Geschäftsablauf immer wieder stört, sollten Sie einen Wechsel in Betracht ziehen. Es ist auch eine gute Idee, zu einem Kassensystemanbieter zu wechseln, den Sie Tag und Nacht erreichen können – besonders wenn Sie akute Probleme mit dem Kassensystem haben, die schnell behoben werden müssen. 

4. Ihr System ist nicht flexibel

Das Gastgewerbe sowie der Einzelhandel befinden sich in einem ständigen Wandel. Ihr System muss daher flexibel genug sein, um sich an veränderte Gegebenheiten anzupassen. Wie uns die Jahre 2020 und 2021 gelehrt haben, ist es wichtig, ein Kassensystem zu haben, das sich nahtlos in andere Tools und Plattformen integrieren lässt und über kontaktlose Transaktions- und Bestellmöglichkeiten verfügt. 

Wenn Ihr aktuelles System nicht in der Lage ist, sich mit anderen Tools zu verknüpfen, kann dies die Arbeit erheblich verlangsamen. Selbst bei Ad-hoc-Lösungen besteht bei wichtigen Berechnungen ein hohes Risiko menschlicher Fehler. 

Wenn Flexibilität ein wichtiger Faktor ist, sollten Sie eine Handelsplattform wie Lightspeed Restaurant in Betracht ziehen. Mit Lightspeed nutzen Sie ein System, das den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und das Sie bei Bedarf um weitere Funktionen und Integrationen ergänzen können. 

5. Ihr Kassensystem ist zu teuer

Die Preise für Kassensysteme variieren von praktisch kostenlos bis zu Hunderten von Euro pro Jahr. Entscheiden Sie, wie viel Sie pro Monat oder pro Jahr ausgeben möchten, und finden Sie ein System, das in Ihr Budget passt. Wenn Sie sich für ein Jahresabonnement statt für ein Monatsabonnement entscheiden, können Sie ebenfalls eine Menge Geld sparen. 

Denken Sie daran, dass kostenlose Kassensysteme oft zu schön klingen, um wahr zu sein und in vielen Fällen entspricht das auch schon nach kurzer Zeit der Tatsache. Oftmals gibt es viele Haken wie Transaktions-, Hardware- und Servicekosten – um nur einige zu nennen. 

Wie Sie Ihr Kassensystem wechseln

Wenn Sie beschlossen haben, dass es Zeit für ein neues Kassensystem ist, finden Sie hier eine Liste von Schritten die Ihnen den Einstieg erleichtern können. 

• Prüfen Sie, ob Sie einen neuen Zahlungsabwickler benötigen. Nicht alle Zahlungsabwickler funktionieren mit allen Systemen. Checken Sie also, ob Ihr derzeitiger Anbieter geeignet ist oder ob Sie sich einen neuen suchen müssen. Unabhängig davon, welches System Sie verwenden werden, empfehlen wir Ihnen, einen integrierten Prozessor zu wählen, um Fehler zu vermeiden und den Zahlungsprozess schneller und reibungsloser zu gestalten. 
• Prüfen Sie, ob Sie neue Hardware benötigen. Wie bei den Zahlungsabwicklern ist nicht jede Hardware für ein jedes System geeignet. Prüfen Sie, ob Ihre derzeitigen Geräte mit der neuen Software zurechtkommen und ob etwas geändert oder aufgerüstet werden muss, bevor Sie Ihr neues Kassensystem installieren. 
• Fragen Sie nach Demos und Schulungen. Bevor Sie beginnen ist es wichtig, dass Sie genügend Zeit für Demos und Schulungen einplanen. So viele, wie Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen, um sich mit dem neuen System wohl und sicher zu fühlen. 

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