Ein eigenes Café eröffnen: 8 Dinge, die ich gerne vorher gewusst hätte

Der Café-Besitzer Graeme Alexander erlaubt uns einen Blick hinter die Kulissen. Welche Herausforderungen er bei der Eröffnung seines Cafés gemeistert hat und welche Dinge er anders angegangen wäre, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag

“Ich werde mein eigenes Café eröffnen.” Wie oft habe ich diese Worte im letzten Jahr gesagt? Ziemlich oft eigentlich. So oft, dass ein gleichgültiges Nicken die Standardantwort meiner Freunde wurde, bevor sie sich wieder ihren Getränken zuwandten. Aber ich wollte mein eigenes Café eröffnen. 

Ich hatte es satt, Anweisungen zu befolgen, die ich als “falsch” empfand. Ich hatte es satt, mich für einen Stundenlohn abrackern zu müssen und einen Chef zu haben, der mich auf der Stelle feuern konnte, ohne dass es irgendwelche Konsequenzen für ihn hatte. Vor allem aber hatte ich es satt, dass alle meine Bemühungen dem Ruhm eines anderen zugute kamen. Schließlich war ich derjenige, der an der Front stand und mit den Kunden zu tun hatte. Ich war das Gesicht, das jeder kannte. 

Mein Cafe würde anders sein. Mein Café wäre besser.

Ich konnte es sehen, ein geschäftiges Tech-Zentrum an einem geschäftigen Samstagmorgen. Ich plante bereits meinen Ruhestand im Alter von 32 Jahren und war zuversichtlich, dass die Gründung meines Cafés so gut laufen würde, dass ich mich zurückziehen und mit einem Cocktail in der Hand am Strand ausruhen könnte. 

Es war an der Zeit.

In diesem Sinne möchte ich acht wichtige Punkte aus meinem ersten Jahr als Besitzer eines Cafés hervorheben. Hätte ich diese Aspekte im Vorfeld gewusst, wäre so einiges einfacher gewesen. 

1. Planung
2. Aktivierungs meines Netzwerks
3. Mein neues Arbeitspensum bewältigen
4. Lastenteilung
5. Kosten senken
6. Optimierung meines Menüs
7. Investition in die richtigen Leute
8. Umsetzung meiner Änderungen

1. Planung 

Das war die lustigste und gleichzeitig frustrierendste Zeit meines Lebens. Trotzdem war ich voller Ideen und bereit, loszulegen.

Ich wusste, dass ich ein Café eröffnen wollte, in dem man sich entspannen kann. Ich beklagte das Fehlen von Sofas in jedem neuen Café, das eröffnete, also beschloss ich, dass eine Couch das absolute Minimum sein würde.

Ich wusste, dass auch das Branding minimal sein musste. Es gibt nichts kitschigeres als eine Million Schilder, die einen Fußweg oder eine gute Sicht durch ein Fenster versperren. Das gilt umso mehr, wenn diese Schilder mit Produktmarken versehen sind.

Aber es gab fast auf jedem Schritt des Weges Hindernisse. Meine erste Wahl des Standorts scheiterte (ein Café in einer Brauerei; der absolute Himmel und das sichere Verderben zugleich). 

Als ich einen Standort gefunden habe, befand er sich mitten in einem großen Wohngebiet, und der Arbeitsaufwand, um ihn auf Vordermann zu bringen, war enorm. Ich spreche von neuen Decken, Fußböden, Sanitäranlagen, Leitungen. Einfach alles. Es wäre so viel einfacher gewesen, in einen langweiligen quadratischen Kasten an einer Hauptstraße zu ziehen, aber wo bleibt da die Romantik?

Dieser Ort hatte alte Gemäuer, perfekt für meine entspannte und gemütliche Einrichtung im Stil der Jahrhundertmitte.

Ich war nicht darauf vorbereitet, wie lange es dauern würde, das alles zu reparieren. Ich ging einfach davon aus, dass alle mit dem gleichen Elan arbeiteten wie ich. Ich wurde so ungeduldig, dass ich meinen Job kündigte, bevor die Rohrleitungen überhaupt installiert waren und einen Eröffnungstermin in einer Woche ankündigte.

An diesem Tag habe ich das Café nicht eröffnet.

2. Aktivierung meines Netzwerks

Das Startkapital? Meins war gering, doch ich hatte große Pläne, das Beste daraus zu machen. Ich habe schamlos jede Beziehung genutzt, die ich finden konnte.

Ein Kaffeelieferant war aufgrund meiner Erfahrung in der Branche nie ein Problem. Mein Brot bezog ich von dem Café, in dem ich zu der Zeit arbeitete (ich nahm auch deren Lieferanten in Anspruch). Die Partnerschaftspreise sind eine wirklich wunderbare Sache für einen aufstrebenden Café-Besitzer.

Ein Freund kümmerte sich um kostenlosen Kaffee und ein wöchentliches Frühstück. Ein Kunde von mir schrieb für ein Gastro-Magazin, so dass wir schon etwas Presse hatten, bevor wir überhaupt die Schlüssel hatten.

Sogar die Möbel für die Einrichtung stammten fast ausschließlich aus meinem eigenen Haus, aber wir haben eine befreundete Innenarchitektin gebeten, uns bei der Einrichtung zu helfen. 

Was ich damit sagen will, ist, dass ich jede Verbindung genutzt habe, die ich bereits hatte. Hätte ich im Vorfeld gewusst, welchen positiven Impakt das hat, hätte ich noch mehr Energie da rein gesteckt.  

3. Mein neues Arbeitspensum bewältigen

Sehen Sie, ich habe mich am Anfang etwas schwer getan mit der Personalausstattung. 

Morgens lief es gut, aber nach dem Mittagessen ging die Besucherzahl zurück. Es brauchte definitiv nicht mehr als eine Person, um die Gäste zu bedienen. Ich begann, ein Muster zu erkennen.

An den Wochenenden war wie vorhergesagt viel los. Das lag zum großen Teil an der Presse, die mein Café erhielt. Das Lustige an der Presse ist, dass, sobald eine Publikation über einen schreibt, die anderen folgen. 

Und es war dieses süße, süße Wochenendgeld, das uns über Wasser halten würde. Aber ich war müde.

Niemand hat mir vor der Gründung meines Cafés gesagt, dass ich in irgendeiner Form noch lange nach Schließung des Cafés arbeiten würde. Oder vielleicht hat man mir das gesagt, und ich war zu ignorant, um es zu hören. Wie auch immer, ich brauchte einen freien Tag. 

Ich hatte beschlossen, montags zu schließen, lange bevor wir unsere Pforten zum ersten Mal öffneten, um mich zu zwingen, eine Pause einzulegen. Aber diese Montage wurden bald von einem Berg von Verwaltungsarbeit eingenommen. 

Rechnungen bezahlen, Bücher ausgleichen, das Personal bezahlen und zählen, was noch übrig war. Es musste sich etwas ändern.

Das Klügste wäre gewesen, mich an dieser Stelle ein wenig zurückzuziehen und einen Teil meiner Arbeit zu delegieren.

4. Lastenteilung

Ich habe nichts delegiert.

Zumindest nicht zu Beginn. Doch ich hätte es tun sollen.

Ich hatte einen Barista, der ein echter Fotograf war und dafür bezahlt wurde, wirklich gute Fotos zu machen. Warum habe ich ihm nicht die Logins für unsere sozialen Medien gegeben? 

5. Kosten senken 

Und warum habe ich ihn immer noch 6 Tage in der Woche bis zum Ladenschluss eingesetzt? Ich weiß, dass ich immer daran geglaubt habe, meinen Mitarbeitern einen guten Lohn zu zahlen. Doch seine 50 Stunden haben mir den Gewinn gekostet.

Apropos Öffnungszeiten, ich hätte meine auch verkürzen können. Ich brauchte nicht länger als bis 13:30 Uhr zu öffnen. Bis dahin hatte ich mein Geld schon verdient, aber ich bestand darauf, um 15 Uhr zu schließen. Das bedeutete, dass ich mehr Geld für die laufenden Kosten ausgeben musste, aber nicht viel mehr an Einnahmen hatte.

6. Optimierung meines Menüs

Ich hätte auch meine Speisekarte optimieren sollen. In den sauren Apfel beißen und die Gerichte, die meinen Rhythmus in der Küche störten oder sich nicht so gut verkaufen ließen, einfach weglassen sollen. 

Letztendlich habe ich mich für eine vegetarische Speisekarte entschieden. Und ich habe mir gewünscht, ich hätte es schon früher getan, sogar von Anfang an. Dadurch hätte ich nicht nur bei den Kosten für die Zutaten gespart (Gemüse ist billiger als Fleisch und am günstigsten, wenn es gerade Saison hat), sondern meinem Menü auch mehr Identität verliehen. Ganz zu schweigen davon, dass ich so ein ständig wechselndes Angebot hätte, das die Saisonalität der frischen Produkte widerspiegelt. So blieb meine Speisekarte frisch, neu und anders. Ah, die Schönheit des Rückblicks.

7. Investition in die richtigen Leute

Ich hätte meinen Buchhaltern ein bisschen mehr zahlen können, damit sie mehr tun. Anfangs habe ich sie nur für die vierteljährliche Leistungsbilanz eingesetzt. Alles andere habe ich selbst erledigt. Meine Montage verbrachte ich damit, Rechnungen in ein Buchhaltungsprogramm einzugeben, von dem ich bis heute keine Ahnung habe, wie man es richtig benutzt.

Rückblickend kann ich kaum fassen, wie naiv ich war. Ich bin kein Buchhalter – ich kann kaum bis zehn zählen.

8. Umsetzung meiner Änderungen

Ich habe (letztendlich) all diese Dinge getan. 

Meine Barista ist weitergezogen, also habe ich die Gelegenheit genutzt und eine neue Personalkraft mit weniger Stunden eingestellt. 

Am Ende hatte ich mein Personal nur noch für die Wochenenden eingeteilt. Während der Mittagspause unter der Woche war es zwar etwas unruhig, aber ich lebe noch – also kann es nicht so schlimm gewesen sein.

Meine Buchhalter haben endlich eine Gehaltserhöhung bekommen, so dass mein freier Tag hauptsächlich der Entspannung diente. Mein Telefon wurde weggelegt, und ich lebte einfach. Es war eine bizarre Erfahrung, aber etwas, an das ich mich mit der Zeit gewöhnt habe.

Die Änderungen an meiner Speisekarte reichten aus, um auch die Presse auf den Plan zu rufen, so dass mein Café weiterhin relevant und im Blickpunkt der Öffentlichkeit blieb.

Ich habe mich bemüht, mir vorzustellen, dass ich die Art von Eigentümer/Betreiber bin, zu dem ich aufschauen würde. Eine Säule der Gemeinschaft, die andere dazu inspiriert, es besser zu machen. Jedes Mal, wenn es schwierig wurde, erinnerte ich mich daran, dass das der Grund war, warum ich dies tat.

Café eröffnen: Was habe ich gelernt?

Was habe ich also nach all dem gelernt?

Ich habe gelernt, dass ich mir vor der Eröffnung ein klareres Bild davon hätte machen sollen, wie ich mir den Laden vorstelle, und dass es eine Menge Arbeit (und Geduld) benötigt, bevor man überhaupt seine Türen öffnet.

Ich hätte mich noch mehr auf mein Netzwerk stützen können, als ich es ohnehin schon tat. Ich hatte Verbindungen zu fast allen wichtigen Akteuren in der Gastronomie des Inneren Westens. Ein einfaches Posting in ihren sozialen Medien ist ein kleiner Gefallen, aber es hätte mein Café einem viel größeren Publikum bekannt machen können. Diese Leute waren meine Freunde, sie wären mehr als glücklich gewesen, mir zum Erfolg zu verhelfen.

Ich hätte mein Team von Anfang an viel stärker einbinden und meinem Personal einige meiner Aufgaben übertragen sollen. Dann wäre ich nicht nur weniger erschöpft gewesen, sondern sie hätten auch etwas dazu beigetragen, dass das Café gut läuft.

Ich habe gelernt, dass die Beschäftigung eines Freundes für 50 Stunden pro Woche wahrscheinlich mehr mit Abhängen zu tun hat als mit der klugen Führung eines Cafés. Wenn du das hier liest, Jos, ich vermisse dich.

Es ist besser, einen bestimmten Schwerpunkt auf der Speisekarte zu haben, als zu versuchen, für jeden etwas zu bieten. Das spart Ihnen Geld.

Ich hätte von Anfang an das Budget besser planen sollen, und es ist immer eine gute Investition, wenn man seine Finanzen von Profis verwalten lässt.

Und schließlich ist es nie zu spät, sich zu ändern. Ich war bereits seit fast 2 Jahren im Geschäft, bevor ich größere Veränderungen vornahm. Das hat zwar einige meiner weniger anspruchsvollen Kunden verprellt, und die positiven Auswirkungen meiner Veränderungen haben mich immer wieder bedauern lassen, dass ich sie nicht früher vorgenommen habe, aber danach ging es mir viel besser.

Ich hoffe, Sie haben meine Ratschläge beherzigt und können Ihr erstes Café mit einigen Kenntnissen eröffnen, die ich nicht hatte, mir aber wünschte, ich hätte sie.