Digitalisierung der Hotel-Gastronomie: Was bedeutet das?

Die Digitalisierung hat in der Hotel-Gastronomie längst Einzug gehalten und entwickelt sich von einer optionalen Ergänzung zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Betriebs. Ergebnis: Auf kurz oder lang führt kein Weg an smarten Tools und hilfreichen Features vorbei.

Doch welche Aspekte müssen Sie dabei bedenken? Darauf gehen wir in diesem Artikel weiter ein:

• Zurückhaltung beim Thema Digitalisierung in der Hotellerie war gestern
• Kasse, Hotel-PMS sowie Food & Beverage koppeln
• So fertigen Sie die richtige Checkliste an
• TSE, KassenSichV & Co.: Fiskal-Lösungen für die Digitalisierung in der Hotellerie

Zurückhaltung beim Thema Digitalisierung in der Hotellerie war gestern 

Die Digitalisierung in der Hotellerie wurde allzu gerne auf die lange Bank geschoben. Doch schon in den letzten Jahren ist offensichtlich geworden: An der Mission Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei.

Die Kasse als digitales Fundament

Die Betreiber vieler Individual- oder Markenhotels möchten die Digitalisierung ihrer Unternehmen endlich angehen. Neue Tools und Möglichkeiten gibt es genug: Der technologische Fortschritt der letzten Jahre hat auch im Bereich Hotellerie rasant zugenommen. 

Immer mehr neue digitale Tools erobern den Markt und ermöglichen es Hoteliers mittlerweile, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Aus diesen Tools sind mittlerweile „Must-haves” geworden, auf die kein Hotel mehr verzichten möchte.

Smarte Cloud-Lösungen wie dasLightspeed Kassensystem wurden speziell dafür entwickelt, Gastgebern einen besseren Einblick in ihre Zahlen zu ermöglichen und darauf basierend die richtigen Schritte einzuleiten: vom Umsatz pro Stunde und Zimmer über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter bis hin zu den Vorlieben der Gäste.

So arbeiten Hotels effizienter, sie ermöglichen einen reibungslosen, personalisierten Aufenthalt und rüsten sich letztlich für eine digitalisierte Zukunft.

Kasse, Hotel-PMS sowie Food & Beverage koppeln

Viele Hotels verfügen mittlerweile über ein umfangreiches Event-Angebot. Um so wichtiger ist es, die beiden Schwerpunkte Logis und Food &Beverage miteinander zu koppeln. Eine Schnittstelle von PMS zu POS sollte zur technischen Standardlösung eines jeden Hotels gehören. So bietet Lightspeed eine Vielzahl von Schnittstellen zu den gängigsten PMS-Systemen, sodass der Umstieg von einem alten Kassensystem auf das neue Lightspeed Kassensystem keine Herausforderung darstellt.

Vorreiter ist die bargeldlose Zahlung

Kunden bevorzugen bargeldlose Zahlungen über die Zimmernummer. Das Thema Payments hat in der Hotelgastronomie eine enorme Relevanz, denn es beeinflusst direkt den Umsatz. Gäste neigen dazu, mehr Geld auszugeben, sobald sie bargeldlos zahlen. Da wird dann schnell das eine oder andere Glas Wein extra bestellt, denn die Rechnung sieht man ja praktisch erst bei der Abreise.

Zudem lassen sich Hausgäste im Hotel mit Gutscheinen oder Rabatten, die über das PMS und das Kassensystem gesteuert werden, besser an die hoteleigene Gastronomie binden. Egal ob über ein Debit- oder ein Kreditverfahren, der Gast lässt sich einfach abrechnen und die Umsätze werden zusammengelegt.

Die richtige Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg 

Die Zusammenführung der Daten zwischen Kassen- und PMS-System, also der Gastronomie und dem Front-Office, hat auch einen wesentlichen Einfluss auf Planung und Organisation. Denn überall dort, wo Daten nicht mehr manuell übertragen werden müssen, verringern sich auch die Fehlerquoten.

Somit landen die Umsatz- und Bestandsdaten aus Gastronomie, Event- und Tagungsbereich in Echtzeit im F&B-Programm des Managers. Das vereinfacht die Abläufe hinsichtlich der Bestellungen beim Lieferanten, Versorgung einzelner F&B-Outlets und Planung von Kapazitäten erheblich. Heißt im Umkehrschluss also, statt persönlich die Lagerbestände mehrmals täglich kontrollieren und abgleichen zu müssen, wird jetzt jede Buchung automatisch im System erfasst. 

Bei der großen Auswahl von verschiedenen Apps und Tools ist es schwer, die richtige Entscheidung zu treffen. Empfehlenswert ist daher, sich eine Checkliste zu erstellen, die alle bislang verwendeten Produkte auflistet und die effiziente Nutzung festhält.

So fertigen Sie die richtige Checkliste an:

1. Unterscheiden Sie zwischen Software-Produkten, die Sie bereits nutzen, und solchen, die Sie planen anzuschaffen.
2. Erfassen Sie bei den Produkten, die Sie bereits im Einsatz haben, die wesentlichen Funktionen des Produktes.
3. Halten Sie fest, welche Funktionen Sie von dieser Software nicht nutzen. Oftmals werden Funktionen angeboten, von denen man bislang nicht wusste, dass es sie gibt oder wie sie anzuwenden sind.
4. Erstellen Sie eine Auflistung der Produkte und Funktionen, die Sie hilfreich fänden. Denn nichts ist ärgerlicher als eine Software, die man nach drei Monaten nicht mehr nutzt – da bestimmte Features fehlen.
5. Lassen Sie sich von dem Anbieter der bereits eingesetzten Softwareprodukte beraten, welche Zusatzprodukte dieser zu Ihrer bestehenden Software anbietet und ob es regelmäßige Updates gibt. Einige Softwareprodukte sind nach dem Bausteinprinzip aufgebaut, sprich gewisse Funktionen sind nicht freigeschaltet. Beispiel: Sie wollen in Ihrem Lightspeed Kassensystem das Feature der Gutscheinverwaltung nutzen, so kontaktieren Sie Ihren zuständigen Ansprechpartner. Dieser kann Sie umfänglich beraten und Ihnen das Produkt freischalten – so entfällt die Anschaffung einer neuen Software.
6. Informieren Sie sich über Schnittstellen: Lässt sich die Kasse mit Self-Ording-Systemen kombinieren? Lässt sich das Schichtplanungstool mit der Kasse verknüpfen, sodass man Umsatz-Auswertungen zu den einzelnen Mitarbeitern erstellen kann? All das ermöglichen verschiedene Schnittstellen.
7. Sprechen Sie mit Ihrem Personal darüber, welche Zusatzfunktionen in der Praxis hilfreich wären. Besonders jüngere Mitarbeiter setzen viel auf digitale Tools, wie z.B. auf das Schichtplanungstool Planday. So lassen sich Schichten ganz einfach innerhalb der App tauschen sowie verfügbare Tage und Abwesenheiten/Krankheitsausfälle hinterlegen.

Überlegen Sie, ob weitere digitale Tools ihre Arbeit effizienter gestalten könnten: Zum Beispiel der digitale Kassenbeleg von GreenBill oder ein Bestellsystem mit QR-Code.

TSE, KassenSichV & Co.: Fiskal-Lösungen für die Digitalisierung in der Hotellerie

Im modernen Gastronomiebetrieb, also auch an der Hotelbar oder im Hotel-Restaurant, ist das Kassensystem nicht mehr wegzudenken, denn es hilft dem Betreiber, F&B-Manager oder Restaurantleiter bei der Umsatzkontrolle. Es gibt umfangreiche gesetzliche Anforderungen an das Kassensystem, die mittlerweile überall ihre Gültigkeit haben. Alle Geschäftsprozesse, unabhängig davon, ob sie bar oder mit Karte beglichen werden, müssen digital aufgezeichnet und verschlüsselt gespeichert werden.

Dies geschieht in Deutschland mit Hilfe einer TSE (technische Sicherungseinrichtung), die es in unterschiedlichen Varianten gibt, z.B. als physische oder als cloudbasierte TSE-Lösung. Lightspeed unterstützt Sie bei der Einrichtung der von Ihnen gewählten TSE. Wir begleiten Sie durch den kompletten Prozess – von der Angabe aller Betriebsinformationen bis hin zur Einrichtung.  

Wenn Sie noch mehr zum Thema Digitalisierung in der Hotellerie erfahren wollen, dann laden Sie sich unserWhitepaper herunter. Dort finden Sie praktische Tipps und spannende Interviews mit verschiedenen Branchen-Experten.