Digitalisierung Hotel-Gastronomie: Wie sich die Hotellerie nach dem Corona Lockdown neu aufstellen muss

Die Auswirkungen der globalen Pandemie haben kaum eine Branche so hart getroffen wie die Gastronomie und Hotellerie. Allein die Beherbergungsbetriebe verzeichneten laut Statistischem Bundesamt im Zeitraum Januar bis Oktober 2020 Umsatzeinbußen von fast 40 Prozent. Zahlreiche Hotels mussten ihre Türen schließen, nicht wenige sogar für immer. Auch etliche geplante Hotelprojekte wurden auf Eis gelegt oder gleich ganz eingestellt. Kurzum: Die globale Pandemie hat die deutsche Hotellerie tief ins Mark getroffen. Doch einige Hoteliers haben die Zeit der Schließung sinnvoll genutzt und veraltete Betriebsabläufe digitalisiert. Ergebnis: Auf kurz oder lang führt kein Weg an smarten Tools und hilfreichen Features vorbei  – denn die Digitalisierung der Hotellerie ist auf dem Vormarsch. 

Zurückhaltung beim Thema Digitalisierung in der Hotellerie war gestern 

Die Digitalisierung in der Hotellerie wurde allzu gerne auf die lange Bank geschoben. Doch seit Beginn der Pandemie und den verheerenden Folgen für die Branche ist nun offensichtlich geworden, dass an der Mission Digitalisierung kein Weg mehr vorbei führt. 

Die Kasse als digitales Fundament

Viele Betreiber diverser Individual- oder Markenhotels möchten die Digitalisierung ihrer Unternehmen endlich angehen. Neue Tools und Möglichkeiten gibt es genug: Der technologische Fortschritt der letzten Jahre hat auch im Bereich Hotellerie rasant zugenommen. Immer mehr neue digitale Tools erobern den Markt und ermöglichen Hoteliers mittlerweile, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Vor der Pandemie waren diese neuen Technologien oft nur “nice to have”. Mittlerweile sind daraus „Must-haves” geworden, auf die kein Hotel mehr verzichten möchte. Smarte Cloud-Lösungen wie das Lightspeed Kassensystem wurden speziell dafür entwickelt, Gastgebern einen besseren Einblick in ihre Zahlen zu ermöglichen und darauf basierend die richtigen Schritte einzuleiten – vom Umsatz pro Stunde und Zimmer über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter bis hin zu den Vorlieben der Gäste. Damit arbeiten Hotels effizienter, ermöglichen einen reibungslosen, personalisierten Aufenthalt und rüsten sich letztlich für eine digitalisierte Zukunft.

Kasse, Hotel-PMS sowie Food & Beverage koppeln

Viele Hotels verfügen mittlerweile über ein umfangreiches Event Angebot. Um so wichtiger ist es, die beiden Schwerpunkte Logis und F&B miteinander zu koppeln. Eine Schnittstelle von PMS zu POS sollte zur technischen Standardlösung eines jeden Hotels gehören. Lightspeed bietet eine Vielzahl von Schnittstellen zu den gängigsten PMS-Systemen, sodass der Umstieg von einem alten Kassensystem auf das neue Lightspeed POS keine Herausforderung darstellt. 

Vorreiter ist die bargeldlose Zahlung

Kunden bevorzugen bargeldlose Zahlungen über die Zimmernummer. Das Thema Payment hat in der Hotelgastronomie eine enorme Relevanz, denn es beeinflusst direkt den Umsatz. Erwiesenermaßen ist es so, dass Gäste dazu neigen mehr Geld auszugeben, sobald sie bargeldlos zahlen. Da wird dann schnell das eine oder andere Glas Wein extra bestellt, denn die Rechnung sieht man ja praktisch erst bei der Abreise. Zudem lassen sich Hausgäste im Hotel mit Gutscheinen oder Rabatten, die über das PMS und das POS gesteuert werden, besser an die hoteleigene Gastronomie binden. Egal ob über ein Debit- oder ein Kreditverfahren, der Gast lässt sich einfach abrechnen und die Umsätze werden zusammengelegt.

Die richtige Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg 

Die Zusammenführung der Daten zwischen POS- und PMS-System, also der Gastronomie und dem Front Office, hat auch einen wesentlichen Einfluss auf Planung und Organisation. Denn überall dort, wo Daten nicht mehr manuell übertragen werden müssen, minimieren sich auch die Fehlerquoten. Somit landen dann auch die Umsatz- und Bestandsdaten aus Gastronomie, Event- und Tagungsbereich in Echtzeit im F&B Programm des Managers, was die Abläufe hinsichtlich der Bestellungen beim Lieferanten, Versorgung einzelner F&B Outlets und Planung von Kapazitäten erheblich vereinfacht. Heißt im Umkehrschluss also, statt persönlich die Lagerbestände mehrmals täglich kontrollieren und abgleichen zu müssen, wird jetzt jede Buchung automatisch im System erfasst. 

TSE, KassenSichV & Co.: Fiskal-Lösungen für die Digitalisierung in der Hotellerie

Im modernen Gastronomiebetrieb, also auch an der Hotelbar oder im Hotel-Restaurant, ist das Kassensystem nicht mehr wegzudenken, denn es hilft dem Betreiber, F&B Manager oder Restaurantleiter bei der Umsatzkontrolle. Auch der Gesetzgeber hat erkannt, dass es in Bereichen, in denen viel Bargeld im Umlauf ist, erhebliche Missstände gibt und hat daraufhin im vergangenen Jahr die Kassensicherungsverordnung in Kraft gesetzt. Hier gibt es also umfangreiche gesetzliche Anforderungen an das Kassensystem, die mittlerweile überall ihre Gültigkeit haben. Alle Geschäftsprozesse, unabhängig davon, ob sie bar oder mit Karte beglichen werden, müssen digital aufgezeichnet und verschlüsselt gespeichert werden. Dies geschieht in Deutschland mit Hilfe einer TSE (technische Sicherungseinrichtung), die es in unterschiedlichen Varianten gibt, z.B. als physische oder als cloudbasierte TSE-Lösung. 

Lightspeed unterstützt Sie bei der Einrichtung der von Ihnen gewählten TSE. Wir begleiten Sie durch den kompletten Prozess – von der Angabe aller Betriebsinformationen bis hin zur Einrichtung. 

Was Sie bei der Wiedereröffnung beachten sollten

Zusammen mit den F&B Heros, dem führenden Beratungs- und Management-Unternehmen für das Gastgewerbe, den Handel und die Immobilienwirtschaft, empfehlen wir Ihnen, sich auf folgende Aspekte bei der Wiedereröffnung zu fokussieren. 

• Erhöhen Sie Ihre Preise um 10 bis 15%. Alles ist teurer geworden und wir wissen nicht, wie lange der reduzierte Umsatzsteuersatz gelten wird.
• Reduzieren Sie Ihr Angebot, damit es zu keinem Stress in den ersten Tagen kommt.
• Optimieren Sie Ihre Abläufe und reduzieren Sie die Komplexität – sowohl in der Küche als auch im Service, zum Beispiel mit einer digitalen Kasse, Küchenmonitoren und Handhelds.
• Gestalten Sie Ihre Terrasse oder Ihren Biergarten so attraktiv wie nur möglich.

Wenn Sie gerne mehr zum Thema Digitalisierung in der Hotellerie erfahren wollen, dann laden Sie sich unser Whitepaper herunter. Dort finden Sie praktische Tipps und spannende Interviews mit verschiedenen Branchen-Experten.