Die Grundlagen der Gewinnschwellenanalyse

Für viele Einzelhändler, die sich mit den wirtschaftlichen Auswirkungen von COVID-19 auseinandersetzen, ist die Kosten zu decken oberstes Gebot. Es ist dementsprechend gut, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was kostendeckend arbeiten bedeutet, wie man die Gewinnschwelle berechnen kann, die bestimmt, ab wann kostendeckend gearbeitet wird, und welche Maßnahmen Einzelhändler und Finanzteams ergreifen können, um tatsächlich kostendeckend zu arbeiten. 

Eine Gewinnschwellenanalyse (Break-even-Analyse) kann auch bei schweren Entscheidungen über die Eröffnung, Wiedereröffnung oder Schließung eines Geschäftes helfen. Wir widmen uns in diesem Artikel den folgenden Fragen:

• Was ist eine Gewinnschwellenanalyse?
• Warum ist eine Gewinnschwellenanalyse für Einzelhändler sinnvoll?
• Drei Situationen, in denen sich eine Gewinnschwellenanalyse für Einzelhändler anbietet
• Formeln, um die Gewinnschwelle zu berechnen
• Die Grenzen der Gewinnschwellenanalyse
• Wie du deine Gewinnschwelle senken kannst

Was ist eine Gewinnschwellenanalyse?

„Mit einer Gewinnschwellenanalyse wird berechnet, wie viel Einkommen du benötigst, um deine Kosten zu decken“, erklärt Rob Stephens (CPA), Gründer von CFO Perspective. „Die Gewinnschwellenanalyse bietet einen Realitätscheck für jede Investition, die du in dein Unternehmen tätigst. Bei diesen Investitionen kann es sich um ein neues Produkt oder um einen neuen Standort handeln.“ 

Einzelhändler müssen sich bei der Entscheidung, ob sie eine Produktlinie ins Sortiment aufnehmen oder einen Standort eröffnen wollen, auf zahlreiche Vermutungen verlassen. Sie können aber kaum einschätzen, wie viel von einem neuen Produkt sie verkaufen werden oder wie hoch der Umsatz an einem neuen Standort sein wird. Glücklicherweise sind Kostenschätzungen häufig genauer als Umsatzschätzungen.

Denke in Kosten, nicht in Umsätzen

Im Jahr 2020 ist es wesentlich schwieriger geworden, eine verlässliche Umsatzprognose zu erstellen, da COVID-19 das Verbraucherverhalten jede Woche und jeden Monat stets aufs Neue verändert. Einfach gesagt: Die Menschen kaufen anders ein. 

„Ich habe in meinem Leben viele Prognosen erstellt“, sagt Rob. Wenn ich jemanden frage, wie viel er verkaufen wird, lautet die Antwort für gewöhnlich: „Das weiß ich nicht.“ Das ist zwar wahr, aber nicht besonders hilfreich bei der Entscheidungsfindung. 

„Die Gewinnschwellenanalyse vereinfacht die Beantwortung dieser Frage, weil sie angibt, welcher Umsatz zur Deckung deiner Kosten mindestens erforderlich ist. Es ist viel einfacher, die Frage zu beantworten, ob du den für die Gewinnschwelle erforderlichen Umsatz überschreiten kannst, als eine Einschätzung deiner zukünftigen Umsätze zu treffen“, sagt Rob.

Warum ist eine Gewinnschwellenanalyse für Einzelhändler sinnvoll?

„Eine Gewinnschwellenanalyse ist am sinnvollsten für ein neues Produkt oder im Rahmen einer geplanten Preisänderung für ein bestehendes Produkt“, erklärt Rob. „Wie viele Einheiten müsstest du beispielsweise zusätzlich verkaufen, um den Gesamtgewinn nicht zu schmälern, wenn du deinen Preis um 10 Prozent senkst?“

Gewinnschwellenanalysen sind auch zur Bewältigung finanzieller Risiken wichtig, erklärt Brian Cairns, CEO von ProStrategix Consulting. 

„Dein finanzielles Risiko steigt, je stärker du dich der Gewinnschwelle annäherst. Wenn du in einem Bereich unterhalb von 10 Prozent über der Gewinnschwelle liegst, braucht es nur einen geringen Anstieg bei den Kosten, um unter den Schwellenwert zu fallen. Wenn du etwa 30-40 Prozent über der Gewinnschwelle liegst, hast du einen viel größeren Handlungsspielraum.”

Drei Situationen, in denen sich eine Gewinnschwellenanalyse für Einzelhändler anbietet

Gewinnschwellenanalysen sind hilfreich bei der Bestimmung deines Preises, bei der Evaluation einer Fixkostenänderung oder beim Kauf von Ausrüstung. Gewinnschwellenanalysen können dir auch bei der Prüfung deiner Gewerbemiete oder deines Personalbedarfs helfen. Sie sind darüber hinaus auch hilfreich, wenn du:

• Ein Unternehmen gründest: Die Durchführung einer Gewinnschwellenanalyse kann beim Start eines Unternehmens eine Herausforderung darstellen, da du noch auf keine Vorgeschichte oder Geschäftsdaten zurückgreifen kannst. Nichtsdestotrotz kann die Durchführung einer Gewinnschwellenanalyse (mithilfe von Branchendaten oder Daten öffentlicher Wettbewerber) bei der Finanzplanung hilfreich sein.
• Ein neues Produkt auf den Markt bringst: Eine Gewinnschwellenanalyse kann dir dabei helfen, herauszufinden, wie du den Preis für ein neues Produkt bestimmen kannst und welche Auswirkungen dieser Preis auf andere Produkte deines Sortiments haben kann. 
• Neue Vertriebskanäle prüfst: Eine Gewinnschwellenanalyse kann auch dabei helfen, Ausgaben, die sich geändert haben, neu zu berechnen, insbesondere angesichts der Tatsache, dass viele Einzelhandelsunternehmen sich jetzt stärker auf den Online-Verkauf konzentrieren.

Formeln zur Berechnung der Gewinnschwelle

Nun zur Mathematik dahinter.

„Die Formel ist ganz einfach“, erklärt Rob. „Der Gewinnschwellenumsatz entspricht deinen Kosten. Die Berechnung ist etwas schwieriger, weil du Kosten hast, die mit deinem Umsatz variieren (d. h. variable Kosten), und Kosten, die das nicht tun, z. B. Fixkosten.“  

Nachfolgend sind die am häufigsten verwendeten Formeln für die Durchführung einer Gewinnschwellenanalyse aufgeführt. Die erste basiert auf Einheiten, die zweite auf Umsatzeuros.

Es folgt eine kurze Aufschlüsselung einiger der Schlüsselkomponenten dieser Formeln.

Fixkosten

„Fixkosten sind Kosten, die sich nicht ändern, egal ob du eine Einheit oder Tausend Einheiten verkaufst. Wenn du zum Beispiel einen neuen Standort eröffnest, sind die Kosten für das Gebäude Fixkosten“, erklärt Rob. Andere Fixkosten sind:

• Gehälter
• Nebenkostenrechnungen
• Kreditrückzahlungen
• Miete für Ausrüstung
• Anwälte
• Buchhalter
• und andere Beratungsdienste. 

Variable Kosten

Variable Kosten sind solche, die sich über verschiedenen Perioden eines Geschäftsjahres hinweg ändern. Beispielsweise kann ein Einzelhandelsunternehmen in den Wochen vor Black Friday – dem Zeitpunkt im Jahr, an dem viele Einzelhändler das Erreichen der Gewinnschwelle anstreben – mehr für Werbung und Zeitarbeitspersonal ausgeben. 

Deckungsbeitrag

Investopedia erklärt den Deckungsbeitrag als die Differenz zwischen dem Verkaufspreis eines Produkts und den variablen Kosten, die ihm Rahmen seines Produktions- und Verkaufsprozesses entstehen. In eine Formel gefasst sieht das folgendermaßen aus:

Die Grenzen der Gewinnschwellenanalyse

Gewinnschwellenanalysen haben aber auch Nachteile. 

„Es kann schwierig sein, die Grenzkosten genau abzuschätzen. Nebenkosten beispielsweise können variabel sein, aber wie kann man Versorger angemessen einer bestimmten Einheit zuweisen? Das ist sehr schwierig“, so Brian. 

„Daher verwenden viele einen Jahresdurchschnitt. Auch wenn das ein guter Näherungswert sein kann, wird er unbrauchbar, wenn eine signifikante Saisonabhängigkeit vorliegt.  Aus diesem Grund ist eine Gewinnschwellenanalyse hilfreich, um zu ermitteln, wo du stehen solltest. Es ist immer empfehlenswert, sich auf der Hälfte zu bewegen, die deutlich über der Gewinnschwelle liegt.“

Produktvielfalt

„Die Gewinnschwellenanalyse ist bei der Analyse einer Produktmischung nicht ganz so effektiv“, fügt Rob hinzu. „Die Gewinnschwellenverkaufsbeträge variieren vor dem Hintergrund der Varianz der Gewinnspannen zwischen den Produkten.

„Eine einfache Formel zur Berechnung der Gewinnschwelle geht davon aus, dass dein Verkaufspreis und deine Kosten stabil bleiben. Im echten Leben ändern sich deine variablen Kosten aber mit der Anzahl der Einheiten. Beispielsweise können dir im Falle größerer Bevorratung Mengenrabatte gewährt werden.“

Preis-Kannibalisierung

„Der größte Fehler, der im Rahmen einer Gewinnschwellenanalyse gemacht wird, ist das Ignorieren der Kannibalisierung“, erklärt Rob. Das bedeutet, dass ein Produkt die Verkäufe eines anderen Produkts verringert. Beispielsweise kann der Verkauf eines neuen Modells für einen starken Rücklauf bei den Verkäufen des Vorgängermodells führen. Ein gutes Beispiel hierfür ist das iPhone.

„Preis-Kannibalisierung bedeutet, dass man den Preis für bestehende Kunden senkt, anstatt etwas zum alten Preis an sie zu verkaufen“, so Rob. „Nehmen wir einmal an, du verkaufst dein Produkt normalerweise für 100 Euro, senkst aber den Preis auf 90 Euro, um dein Wachstum zu fördern. Wenn du normalerweise 1.000 Einheiten dieses Produkts verkaufst, ist dein Gewinn hierdurch um 10.000 € zurückgegangen – (100 € – 90 €= 10 € X 1.000) – und diese Einbußen müssen durch die Gewinne aus dem Verkauf von mehr Einheiten zum reduzierten Preis kompensiert werden.“

Wie du deine Gewinnschwelle senken kannst

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Gewinnschwellenkosten zu senken: Entweder du senkst deine Fixkosten oder du erhöhst deine Gewinnspanne. „Der effektivste Weg, den Umsatz zu senken, der nötig ist, um die Gewinnschwelle zu erreichen, ist die Senkung deiner Fixkosten. Du kannst beispielsweise einen neuen Standort mieten, anstatt ihn zu kaufen“, sagt Rob. 

Um Gewinnschwellenwerte zu senken, können Einzelhändler auch:

• Die Preise der Waren erhöhen
• Mit Vermietern Mietpreissenkungen besprechen
• Oder Mietbedingungen erarbeiten, die an Verkaufsvolumen gebunden sind
• Die Öffnungszeiten prüfen und die Mitarbeiterschichten begrenzen
• Die Fixkosten reduzieren, indem sie in variable Kosten umgewandelt werden,
• beispielsweise, indem kleinere Mengen gekauft werden, um die Fixkosten einer großen Erstbestellung zu reduzieren.