Automatisierung in der Gastronomie: Vorteile und Nachteile

Das Thema Automatisierung in der Gastronomie mag für viele Unternehmer im Gastgewerbe inzwischen durchgekaut sein, aber die Auswirkungen von Pandemie und Energiekrise, Personalmangel und Inflation haben im Gastgewerbe deutliche Spuren hinterlassen.

Viele Gastronomen haben in dieser Zeit den Wert der Automatisierung und die damit einhergehende Zeitersparnis kennengelernt – auch wenn sich Gast und Lokal umstellen müssen. 

Als Unternehmer im Gastgewerbe riskieren Sie heutzutage, wertvolle Zeit und potenzielle Einnahmen zu verlieren, wenn Sie alles manuell erledigen.

Natürlich kostet gute Technologie Geld, aber wenn man die richtigen Tools einsetzt und maximale Effizienz anstrebt, ist es die Investition wert. Der Ertrag durch eingesparte Arbeitsstunden und zusätzliche Einnahmen übersteigt bei richtigem Einsatz die Kosten besagter digitaler Tools.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen einige Optionen vor, um die Automatisierung auch in Ihrem Unternehmen voranzutreiben und somit die Effizienz zu erhöhen.

• Nachteile der Automatisierung in der Gastronomie
• Vorteile der Automatisierung in der Gastronomie
• Drei Beispiele gelungener Automatisierung in der Gastronomie

Nachteile der Automatisierung in der Gastronomie

Automatisierung kostet Geld

Es stimmt, dass die Anschaffungskosten für Technologie oft das größte Hindernis für Unternehmer im Gastgewerbe darstellt. Automatisierungssoftware für die Gastronomie ist noch relativ neu – und daher relativ kostspielig -, auch wenn sie Kosten sparen und langfristig die Gewinne steigern soll.

Viele Softwares werden auf der Grundlage von Lizenzen mit monatlichen Zahlungen betrieben. Das ist ein großer Vorteil für Gastronomen, denn so kann die (positive) Auswirkung auf den Tagesbetrieb zunächst ermittelt werden, ohne dass man sich langfristig an einen Vertrag gebunden hat. Stellt das Unternehmen fest, dass die Technologie nicht den erhofften Mehrwert bietet, kann der Vertrag kurzfristig gekündigt werden.

Automatisierung erfordert Aufgeschlossenheit

Nicht jeder kann mit dem technologischen Fortschritt mithalten. Automatisierungssoftware wird durch Fortschritte in Bereichen wie der künstlichen Intelligenz oder Machine Learning immer klüger und ausgefeilter. Für Leute, die sich nicht gerade jeden Tag mit diesen Themen befassen, kann besagte Software noch zu komplex erscheinen – sowohl für Gastronomen als auch für ihre Gäste. 

Beispielsweise verlief bei vielen gastronomischen Betrieben die Einführung des QR-Codes zum Bestellen und Bezahlen während der Corona-Pandemie nicht reibungslos. Und obwohl die Vorteile dieser Technologie insbesondere im Angesicht des Personalmangels in der Gastronomie von vielen Unternehmern recht schnell erkannt wurden, sind noch nicht alle davon überzeugt.

Doch wenn man vor die Wahl gestellt wird, entweder seine Pforten zu schließen oder das Problem mithilfe von QR-Codes zu lösen, weil es an Personal mangelt, ist diese Entscheidung meistens schnell getroffen. 

Automatisierung steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit

QR-Codes sind natürlich nicht das Allheilmittel für alle Probleme in der Gastronomie. Service ist und wird im Gastgewerbe immer wichtig sein. Und so wie ein freundlicher Service entscheidend ist, ist es auch die Benutzerfreundlichkeit digitaler Tools.

Sie führen digitale Tools ein, weil sie das Leben Ihres Service- und Küchenpersonals leichter machen. Ebenso möchten Sie Ihren Gästen Möglichkeiten zum Bestellen und Bezahlen bieten. Kosten werden auf diese Weise an jeder Ecke eingespart. Eine Win-Win-Situation für alle.

Die günstigste digitale Lösung ist für viele Unternehmer die erste Wahl, obwohl sie vielleicht alles andere als benutzerfreundlich oder individuell anpassbar ist. Sie sollte auf ihre Workflows und Arbeitsprozesse abstimmbar sein, denn sonst schaffen sich Unternehmer eher zusätzliche Komplexität und Hindernisse, anstatt Zeit und Geld zu sparen.

Vorteile der Automatisierung in der Gastronomie

Weniger Arbeitslast

Durch die Automatisierung zeitaufwändiger Prozesse schaffen Sie mehr Zeit für andere Dinge. Erwägen Sie zum Beispiel Integrationen für Reservierungen, die Ihnen helfen, Ihre Tischbelegung zu optimieren, und die Ihnen die Mühe abnehmen, Reservierungen entgegenzunehmen oder Ihren Tischplan anzupassen. So können sich Ihre Mitarbeiter mehr auf das Wesentliche ihrer Arbeit konzentrieren: den Service. Und Sie auf das, was am wichtigsten ist: das Geschäft.

Weniger Fehler

Indem Sie bestimmte manuelle Vorgänge reduzieren, reduzieren Sie das Fehlerrisiko erheblich. Denken Sie an die Aufnahme von Bestellungen, Reservierungen und die Eingabe von Zahlungen in Zahlungsterminals. Aber auch Küchenmonitore, die Ihrem Küchenpersonal helfen, in den Stoßzeiten den Überblick zu behalten, anstatt unzählige Papierbelege zu durchsuchen.

Höhere Effizienz

Die Automatisierung in der Gastronomie sollte darauf abzielen, Ihre Effizienz zu steigern. Denken Sie zum Beispiel an die automatische Übermittlung von Bestellungen an die Bar und/oder die Küche, die Integration Ihrer Zahlungen mit Ihrem Kassensystem und automatische Umsatzberichte.

Mehr Produktivität

Durch effizientes Arbeiten erhöhen Sie auch die Produktivität. Mit anderen Worten: Wenn Sie eine Handlung mit weniger Handgriffen erledigen (ein Gericht zubereiten, eine Bestellung aufgeben usw.), reduzieren Sie die Kosten dieser Handlung und machen sie finanziell effektiver oder effizienter.

Mehr Umsatz

Aufgrund der höheren Effizienz, der höheren Produktivität und des geringeren Fehler-Risikos erhöhen sich letztendlich auch Ihre Einnahmen.

Eine genaue Personalplanung erspart Ihnen jeden Monat unzählige Arbeitsstunden, ebenso wie eine effizientere Verwaltung Ihres Lagerbestands zu weniger Abfall führt.

Mehr Zufriedenheit

Wenn alles reibungslos läuft, sind alle zufrieden. Und das gilt sowohl für Ihre Gäste als auch für Ihr Personal. Wenn schwere, langwierige Aufgaben von automatisierten Systemen fehlerfrei erledigt werden, wird das Arbeitsleben Ihrer Mitarbeitenden wesentlich erleichtert.

Das gibt ihnen nicht nur mehr Zeit und Raum für andere Dinge, sondern auch mehr Ruhe und Gelassenheit, um ihre Arbeit bewusster und zielgerichteter zu erledigen.

Auf der anderen Seite sorgt eine optimierte und automatisierte Kommunikation zwischen Theke und Küche für kürzere Wartezeiten, eine reibungslose Nachbereitung zwischen den Gängen und eine stressfreie Rechnungsabwicklung.

Fazit

Die Automatisierung birgt viele Vorteile. Doch eines der wichtigsten Dinge, die Automatisierung und Digitalisierung mit sich bringen, wurde noch nicht erwähnt: Daten.

Die Automatisierung in der Gastronomie ermöglicht es Ihnen, unzählige Daten zu sammeln. Von der Anzahl der Bestellungen pro Schicht bis hin zum Durchschnittsbon, den Bestsellern auf Ihrer Speisekarte, dem Gericht mit der höchsten Gewinnspanne, den Schmerzpunkten im Verkauf usw.

Verkaufsdaten, die Kaufhistorie der Gäste, Muster, Trends und Analysen haben eine gemeinsame Aufgabe: sie mit den konkreten, messbaren Zielen, die Sie im Auge haben, abzugleichen und zu sehen, inwieweit Sie sich verbessern, stagnieren oder verschlechtern.

Daten geben Gastro-Betrieben ein nüchternes Bild davon, wie es um ihr Unternehmen bestellt ist, wie es ihnen geht und wie und wo sie sich gegebenenfalls anpassen müssen.

Drei Beispiele gelungener Automatisierung in der Gastronomie

Automatische Lagerverwaltung

Für Gastronomen, die das Beste aus ihren Zutaten herausholen und ihre Bestände so effizient wie möglich verwalten wollen, ist die Bestandsverwaltung wahrscheinlich eine der zeitraubendsten Aufgaben.

Das Aufgeben und Verfolgen von Bestellungen und die damit verbundene Verwaltung und Kommunikation mit den Lieferanten, die Bestandsaufnahme und die Erfassung der Ein- und Ausgänge nehmen viel Zeit in Anspruch, so viel ist sicher.

Doch das muss so nicht sein. Glücklicherweise gibt es unzählige digitale Anwendungen und Integrationen, die den Großteil dieser Arbeit übernehmen.

Sobald Sie das System mit Informationen über Ihre Lieferanten, Ihr Lager, wiederkehrende Bestellungen, Grundzutaten und Bestandsmengen gefüttert haben, brauchen Sie nichts weiter zu tun. 

Auf der Grundlage dieser Informationen haben Sie jederzeit und überall Einblick:

• Wann, womit und in welchen Mengen Ihr Lager zuletzt aufgefüllt wurde
• Wie viele Zutaten pro Schicht oder Tag verwendet werden
• Auf welchem Niveau sich Ihr Bestand zu Beginn und am Ende des Tages befindet
• Welche Gerichte und Zutaten am häufigsten oder am seltensten verwendet werden

Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie auch Ihre Lieferanten mit Ihrem digitalen Bestandsverwaltungssystem verbinden. Beispiele dafür sind Apicbase, Marketman oder MEINbusiness.

Diese Systeme ermöglichen es Ihnen, Mindestmengen pro Zutat in Ihrem Lager festzulegen und automatische Push-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn es an der Zeit ist, bestimmte Artikel nachzubestellen oder eine neue Bestellung direkt bei Ihrem Lieferanten aufzugeben.

Auf diese Weise gehen Ihnen nie die wichtigen Zutaten aus und Sie haben immer die richtige Menge an Vorräten zur Hand.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine automatisierte Bestandsverwaltung Ihnen hilft, Ihre Lebensmittelkosten zu senken, Lebensmittelabfälle zu reduzieren, Ihre Ein- und Ausgabemengen zu automatisieren und Ihren Umsatz zu erhöhen.

Integrierte Zahlungen

Die meisten Bezahllösungen sind nicht integriert. Das bedeutet, Ihr Kassensystem und Ihr Zahlungsterminal kommunizieren nicht direkt miteinander. In diesem Fall müssten Sie jeden zu zahlenden Betrag manuell in Ihr Zahlungsterminal eingeben oder die Zahlungen und Bestellungen beim Tagesabschluss abgleichen.

Mit ganzheitlichen Lösungen für Kassensystem und Zahlungen laufen beide Prozesse automatisch ab. Die Zahlungen werden automatisch von Ihrem Kassensystem an Ihr Zahlungsterminal weitergeleitet und nach der Zahlungsbestätigung automatisch mit offenen Aufträgen synchronisiert.

Das mag auf den ersten Blick nicht so wichtig erscheinen, aber wenn Sie Hunderte von Transaktionen pro Tag durchführen, können Sie damit sehr viel Zeit sparen.

Das TAO Bar & Restaurant in Bonn arbeitet mit Lightspeed Restaurant und Payments, und für Ka-Chu Leung macht genau diese Zeitersparnis den Unterschied aus: ““Vorher war es oftmals so, dass am Tagesabschluss die Rechnungen nicht übereingestimmt haben, was auch zu viel Frust bei den Mitarbeitern geführt hat. Was damals eine Stunde gedauert hat, dauert nun nur noch 1 Minute.”

Ein All-in-one-Kassensystem

Sowohl die automatisierte Bestandsverwaltung als auch der integrierte Zahlungsverkehr sind nur zwei Beispiele dafür, wie Automatisierung in der Gastronomie aussehen kann.

Beide Aspekte und viele andere Beispiele der Automatisierung sind jedoch untrennbar mit einem zentralen Kassensystem verbunden.

Denn ohne ein Cloud-Kassensystem können Sie weder Verkaufsdaten mit Ihrer Lagerverwaltung abstimmen, um Ihr Bestellverhalten abzustimmen, noch Bestellungen und Zahlungen zwischen Zahlungsterminal und Kasse automatisch synchronisieren.

Das Gleiche gilt für zahllose andere Integrationen, von der Personaleinsatzplanung und Reservierung bis hin zur Online-Zahlung und Bestellung mit QR-Codes, für die Lieferung und/oder Mitnahme und vieles mehr.

Das Lightspeed Kassensystem ist das digitale, schlagende Herz eines jeden Gastgewerbes, das auf Effizienz, Präzision und Verbesserung aus ist und dafür Automatisierungstools nutzen möchte.

Dank unseres breiten Spektrums an Integrationspartnern und Erweiterungen kann jeder Gastronom sein Ökosystem auf die Bedürfnisse seines Betriebs und seines Personals abstimmen.

Schlussfolgerung: Automatisierung in der Gastronomie, wagen Sie den Schritt

Die Automatisierung mag auf den ersten Blick ein wenig überwältigend erscheinen, aber seien Sie versichert, dass jedes digitale Werkzeug mehr Vorteile als Nachteile mit sich bringt.

Digitale Werkzeuge kosten natürlich auch Geld und man muss sich vielleicht eine Zeit lang an sie gewöhnen, aber langfristig überwiegt die Rendite die Investition.

Ganz gleich, ob Sie ein Feinschmecker-Restaurant oder eine Kette von Schnellrestaurants betreiben, Automatisierung steigert Produktivität und Effizienz.

Mehr Produktivität und Effizienz verschaffen Ihren Mitarbeitern wiederum mehr Zeit, um das Gästeerlebnis zu verbessern, was die Gästezufriedenheit erhöht und sich letztlich positiv auf Ihren Umsatz und Ihre Gewinnspanne auswirkt.

Sind Sie auch daran interessiert, Ihr Restaurant, Bar, Café oder Hotel effizienter zu gestalten und die Automatisierung zu nutzen? Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit einem unserer Experten und finden Sie selbst heraus, was Lightspeed für Ihr Unternehmen tun kann.